Cómo hacer una planeación estratégica en tiempos de crisis

Como parte de las iniciativas del Plan Seguimos Junto a ti, Clip invitó a Natalia Ferriz* a impartir un curso virtual para decirle a los negocios cómo navegar este periodo de crisis, a través de la planeación estratégica. Por ello, nos dimos a la tarea de resumir los aspectos más importantes de su plática.

Pero antes de compartirte las enseñanzas que nos dejó Nat Ferriz, empezaremos con una definición bastante sencilla de qué es la planeación estratégica:

La planeación estratégica es un proceso donde se aterrizan las tareas que hay que realizar para alcanzar un objetivo en determinado tiempo.

Para ti como emprendedor esto puede ser lanzar un nuevo producto, agregar otras opciones a tu servicio, incrementar el número de clientes fieles. Pero hoy por la pandemia de covid-19, probablemente esto significa adaptarse a la crisis y por esta misma razón Natalia explicó las 5 reglas de la planeación estratégica, a manera de introducción.

5 reglas de la planeación estratégica

Antes de empezar a definir la planeación estratégica, Natalia explicó 5 reglas básicas que hay que tener en cuenta. Éstas son: 

1. Un plan no existe si solo está en tu cabeza:esto se refiere a que no sirve de nada tener muchas ideas en la mente, cuando no existe un documento o presentación donde expliques en qué consiste tu idea. Además plasmar una idea por escrito siempre es el primer paso de la ejecución. 
2. Ley del 20% planeación y 80% ejecución: Se trata de no quedarse en la planeación y procurar que la mayor parte del tiempo exista una ejecución. Esto es algo que explicó con más detalle en esta otra conferencia. 
3. Analiza y sé realista: No se pueden plantear acciones sin asegurar que se tienen los recursos (humanos o económicos) para llevarlos a cabo.
4. Priorizar: Cuando se plantea un objetivo se deben poder definir la prioridad de cada tarea para poner orden en el día al día. En el caso del contexto actual, como emprendedor debes poder definir qué elementos son los que te van a ayudar a salir de la crisis, pues en los negocios el orden de los factores sí afecta al producto y no solo eso, también determina la viabilidad.
5. La planeación estratégica no es perfecta, ni inamovible: Un plan de negocio no es estático porque conforme se va implementando debe irse acoplando a las condiciones existentes. El ejemplo perfecto es la crisis del covid, pues muchas empresas tenían su planeación para todo el año y en un mes todo cambió y tuvo que adecuarse.

Tomando en cuenta las implicaciones de estas 5 reglas, puedes comenzar con los pasos para desarrollar tu planeación estratégica.

8 formas para llevar a cabo la planeación estratégica

Ahora sí, empezamos con los consejos principales que Nat le dio a los negocios para desarrollar una planeación estratégica para superar la crisis.

Elegir un formato

Tomando en cuenta que la primer regla de la planeación estratégica es aterrizar todo en papel, es esencial que encuentres el formato que te acomode mejor para definir cuáles son los objetivos, las metas y las actividades que tienes que llevar a cabo para conseguirlos. 

Nat comentaba que cada persona es diferente, hay gente que usa la computadora y el excel para todo pero también hay quien prefiere una libreta o tener un calendario pegado en la pared con post-its y marcadores; lo importante es escoger un solo formato y ser consistente con el mismo. 

Determinar una periodicidad

Esto quiere decir establecer tiempos para llevar a cabo las pequeñas tareas que conforman el proyecto. Lo recomendable es fijar tiempos de corto y largo plazo. Es decir, que debes intentar planear, por ejemplo a un año y al trimestre. Toma en cuenta que estos tiempos dependen del giro de tu negocio. Para ello, no olvides que el objetivo es que puedas ver el panorama general, puesto que si solo ves las tareas de manera semanal o mensual puedes terminar ejecutando lo urgente y no lo estratégico. 

Fijar los tiempos también quiere decir que debes determinar dónde quieres ver tu producto o servicio al final del año.

Para ello, lo recomendable es hacer un análisis más general y así obtener mayor visibilidad de dónde estás parado con respecto a la competencia. 

Identifica los puntos de dolor de tus clientes

El mayor error que un emprendedor puede cometer es enamorarse del producto a tal grado que se olvidan las necesidades reales de los clientes. Esto es algo, que de acuerdo a la experiencia de Nat, ocurre muy seguido. El chiste es que tú como emprendedor debes poder definir qué es lo que tu cliente quiere lograr, qué les duele o qué es lo que realmente buscan encontrar. Ojo, toma en cuenta que la pandemia cambió esas necesidades.

Por ejemplo hoy en día los restaurantes que son de nicho, no son de primera necesidad porque desde antes de la pandemia iban dirigidos a una mercado muy específico. Sin embargo, muchos de ellos se dieron cuenta que sus clientes aún los buscaban porque querían rescatar la experiencia de ir al local. Por lo mismo, decidieron mandar los productos o recetas para que las personas pudiesen prepararlo junto con los restaurantes. 

De hecho, como nota al margen, anteriormente en el blog hemos publicado cómo un negocio de comida mexicana pudo adaptarse al contexto del Covid y una guía de cómo migrar a la entrega a domicilio. 

Después, Natalia invitó a los negocios a hacer una lista de cuáles eran las necesidades de los clientes antes, durante y después de la pandemia de coronavirus. Consecuentemente, después de hacer este ejercicio tu emprendimiento probablemente mute y al finalizar el año se convertirá en otra cosa de lo que originalmente hacías porque deberás adaptarte a las nuevas formas de consumo.

Por nuevas formas de consumo, nos referimos a que después de la pandemia las experiencias cambiarán en lo digital y en lo presencial, ya que muchas personas le darán más valor a otro tipo de vivencias como las reuniones familiares, el comercio en línea e incluso probablemente reconocerán de manera especial a las marcas que estuvieron presentes a través de su comunicación. 

Nadie puede decir qué es lo que pasará en mediano plazo, pero lo que es probable es que los pequeños negocios puedan restablecerse porque esta crisis ha logrado posicionar el consumo local y ha despertado un profundo sentimiento de empatía entre los consumidores. 

Design Thinking o buscar nuevas formas de pensamiento

Existe una nueva manera de cómo hacer estrategias a la que se conoce como Design Thinking y tiene que ver con encontrar nuevas formas de pensar para escalar los productos o servicios. Es decir, es una metodología que facilita encontrar soluciones innovadores. 

Sólo toma en cuenta que cuando hablamos de innovación, no necesariamente tiene que ver con un hallazgo tecnológico, ya que en cada una de las industrias existe nuevas formas de hacer las cosas. Por ejemplo puede ser en cómo y cuánto tiempo se entrega un producto, el tipo de servicio que se ofrece o incluso puede tratarse de adoptar una causa social. 

En palabras más simples, la innovación no se trata de pensar en un producto más (una nueva marca de ropa, una nueva cafetería o una nueva fonda) porque el mundo necesita de proyectos que realmente cambien los paradigmas. 

Digamos que tienes una cafetería que está trabajando con entregas a domicilio, pero para innovar deberás preguntarte qué estás haciendo vs. tu competencia. Aclara Nat, que no se vale decir calidad porque eso es algo que siempre debe existir en cualquier negocio y por lo mismo es necesario ir más allá. 

Para saber cómo innovar, hay que tomar en cuenta el punto anterior, o sea detectar las necesidades o lo que es deseable para tus clientes; pero también debes ver qué tan viable puede ser, ya que cambiar algo en tu operación puede que demande más recursos. 

Por supuesto, esto es una muy breve introducción a la metodología de Design Thinking, por lo que Natalia Ferriz recomienda buscar otros recursos en línea como podcasts, artículos, videos, o libros.

Recuerda, como emprendedor, tienes que ser mucho más curioso y saber qué está pasando en otras partes, ya sea en tu localidad o a nivel mundial. Esto te ayudará a darte ideas de cómo puedes innovar en tu industria.

Integración es igual a más escalabilidad

El covid ha impulsado a los negocios a ser más digitales. Si tu negocio es algo que no depende de lo digital, entiéndase una página web o redes sociales es momento que integres estas herramientas a tu negocio. 

Piénsalo, en la nueva normalidad deberás usar los beneficios de las redes sociales o vender en línea para llevar a los clientes a una experiencia presencial o visceversa. Si necesitas ayuda para integrar canales digitales para posicionar tu negocio, puedes consultar esta guía de Marketing Digital. 

Formula un plan de acción

Después de que has aplicado los pasos anteriores, tendrás lo necesario para establecer un plan de acción, siempre y cuando utilices la fórmula del qué, cómo y cuándo. 

• Qué: Cuáles son las necesidades del usuario 
• Cómo: A través de Design Thinking analiza, de qué forma puedes innovar o adaptar tu negocio para satisfacer las necesidades detectadas.
• Cuándo: Establece deadlines.

Creemos que esta fórmula es una gran forma de aterrizar una planeación estratégica pero para que quede más claro vamos a poner un ejemplo. 

Digamos que tienes un bar. Ahora por la pandemia tu establecimiento será de los últimos en abrir pero te has dado cuenta que tus clientes siguen teniendo la necesidad de preparar bebidas en casa para que la cuarentena sea más amena.

Por ello, decidiste hacer contenido en redes sociales de tal manera que tus seguidores puedan aprender a preparar cócteles con lo que esté disponible en su alacena.

¿Qué pasó? Comprobaste que hay una necesidad y ahora esos seguidores te piden en los comentarios del contenido que publicaste que vendas los kits para poner en práctica lo aprendido. Como ves, esta es una de las formas de rentabilizar contenido en el que invertiste el tiempo para producir. 

Ahora debes analizar cómo darle gusto a esos clientes que piden su kit para preparar sus propias bebidas en casa. Esto significa que podrías abrir un e-commerce para vender por lo que ahora deberás ver qué actividades necesitas desarrollar: investigar cómo lanzar tu página web, ver videos tutoriales para personalizar la página web, investigar cómo integrar pagos en línea, definir cómo vas a hacer la entrega de producto. O tal vez, antes de hacer toda esta inversión puedes intentar vender desde redes sociales sin un sitio web.

En conclusión, para llevar a cabo la planeación estratégica debes determinar el qué, el cómo y el cuándo, sino el negocio podría no adaptarse a lo que está por venir de la crisis y desaparecer. 

Segmenta y calendariza

Una vez que ya tienes aterrizado el qué, el cómo y el cuándo, es momento de ponerlo en una tabla de tiempo y segmentar las actividades. De hecho, Nat compartió un ejemplo de una tabla en excel que verás a continuación para que todo quede más claro. 

Como puedes ver, del lado izquierdo de la tabla están los pendientes y están segmentados por comunicación, planeación pero en tu caso puedes categorizar por administración y contabilidad, operación, logística, etc. 

Del lado derecho están los responsables de las tareas y los tiempos divididos por semanas del mes. Por supuesto no necesariamente tiene que ser un excel, lo importante es que esto exista de manera tangible, ya sea en word, una libreta o el calendario para que no pierdas de vista las actividades y fechas de entrega. 

También será necesario que incluyas el presupuesto para las actividades. Volviendo al ejemplo del e-commerce, debes poner cuánto va a costar una plataforma. Incluso es necesario que pongas lo que (en teoría) no costó nada porque se trata de una inversión de tu tiempo y trabajo como emprendedor. 

*Natalia Ferriz, es emprendedora con más 11 años de experiencia, ha sido consultora de comunicación de diferentes marcas, ha acelerado más de 60 startups y actualmente es Fundadora y CEO de “Lead it”, una plataforma de capacitación y desarrollo de emprendedores.