¿Qué es la caja chica?

La caja chica es una fuente de dinero en efectivo que debe existir en todos los negocios para cubrir gastos del día a día. Al implementarla podrás tener un registro más claro de todos los gastos pequeños que se realizan en tu negocio, corregirlos y ahorrar en los innecesarios.

Es por ello que en esta entrada queremos hablar de dos cosas que deben ir muy de la mano: la caja chica y los gastos hormiga. Ya que podría estar pasando en tu empresa que la primera alimente a la segunda.

Así que ya vimos que es la caja chica, ahora expliquemos rápidamente los gastos hormiga: Son las pequeñas compras que se realizan día a día y que parecen no hacer daño; individualmente esa compra parece insignificante, pero la suma de varias de ellas durante la semana o el mes puede resultar en un gasto enorme que podría ayudar para otra cosa en tu negocio.

¿Ahora ves más la relación entre una y otra? Y es que si eres una pequeña empresa, probablemente tengas caja chica y la estés utilizando para pagar los desayunos de tus empleados o para invitarles algo durante el día, pero estás haciendo mal uso de esta herramienta.

Si bien la caja chica es una herramienta que te permitirá mantener un control de gastos pequeños que tenías identificados para realizar en el mes, tampoco se trata del cochinito de alcancía que todos pueden ir a vaciar, para que esto no te pase, es necesario identificar los gastos que se valen solventar con la caja chica.

¿Qué puedo pagar con la caja chica?

Esto dependerá mucho del giro de tu empresa, pero aquí te damos una pequeña guía para identificarlos. Si el gasto está directamente relacionado con la empresa y el trabajo, deberá salir de la caja chica y se tiene que comprobar de la mejor manera (pedir tickets de la compra o gasto).

Es decir, todo el material de oficina que se tuvo que comprar por urgencia como tóner o carpetas, reparaciones menores como una fuga de agua en el baño de la empresa, gasolina para colaboradores que tuvieron que salir por algo de trabajo, en caso de ser necesario los estacionamientos.

También si un colaborador no tiene auto y tiene que salir, pues el transporte público o taxis que requiera se deberán pagar de ahí. Ten en cuenta que en estos casos es por situaciones de urgencia o que no estén planeadas, por lo que la caja chica es como una herramienta de emergencia para solucionar pequeñas deudas de inmediato.

Eso sí, todos los gastos se deben comprobar, aunque muchas veces es complicado pedirle recibo de cobro al transporte público, pero todos los que se puedan comprobar servirán para tener en claro qué se gastó, lo que permitirá tener un indicador de cómo se está utilizando la caja chica y si la cantidad presupuestada es la correcta o se modifica.

En caso de que lleves una contabilidad, te ayudará a identificar gastos pequeños que pueden representar un monto importante a la hora de conocer tu balance general y no cuadre, así tendrás qué sustenten tus gastos y no te rompas la cabeza por no encontrar esos gastos.

¿Cómo armo mi caja chica?

Antes de comenzar a gastar de la caja chica necesario identificar los gastos hormiga que estás haciendo. Todo aquel gasto mínimo que no sea indispensable es un gasto de este tipo, si quieres tomarlo más en serio podrías hacer el ejercicio de multiplicarlo por las veces que lo compras y después por el año para que veas la fuga importante que representa.

Algunos de estos gastos que posiblemente estás haciendo en tu negocio y no te has dado cuenta son comidas, estacionamientos que se pueden ahorrar, cafés o bebidas y hasta los snacks que decides comprar para tu equipo, si esto sale de la caja chica, estás haciendo mal uso de ella.

Ahora que ya identificaste estos gastos elimínalos y comienza a presupuestar cuánto tendrá tu caja chica para el mes; como ves posiblemente hay gastos necesarios como los estacionamientos, transportes y es importante planear emergencias de todo tipo y que no tienes por ahora en el radar.

Finalmente, se consciente y no por quedar bien o querer mantener un lujo mínimo, dejes un gasto hormiga. Por ejemplo, si no puedes vivir sin café, en lugar de gastar diario 30 pesos, gasta en una cafetera y prepáratelo en tu oficina, verás que resulta más económico y lo puedes presupuestar como insumo que mes a mes se debe comprar.

Eso sí, nunca veas tu caja registradora como caja chica, porque tendrás verdaderos problemas financieros si es que comienzan a tomar directamente de las entradas de dinero. Es uno de los problemas que más tienen las pequeñas empresas que van empezando y se puede convertir en un dolor de cabeza a la larga.

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