¿Qué son los gastos hormiga?

El crecimiento de un negocio depende mucho del manejo del dinero, cómo se usa, en qué se invierte y de qué forma se está presupuestando para el objetivo más importante: hacer rentable el negocio para que comience a dar frutos.

Sin embargo, a veces existen gastos que no se tienen contemplados, como las emergencias, pero también otros que están costando mucho a un negocio, sin que sean “perceptibles” y esos no deben existir para un negocio que está empezando. Así que hablemos de los gastos hormiga.

¿Qué son los gastos hormiga?

Los gastos hormiga son aquellos pequeños desembolsos de dinero que a simple vista no causan mayores efectos en la previsión, pero ciertamente dejan una gran huella en la meta financiera de cualquier entidad. 

En la mayoría de las ocasiones no se suelen considerar, debido que parecen irrelevantes, porque al ser mínimos, parecen no afectar el presupuesto financiero, pero al repetirse cotidianamente causan un efecto negativo

De acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), el gasto hormiga representa todas aquellas salidas de dinero que son casi imperceptibles en su monto, debido a que son gastos de muchos rubros, pero pequeños. No obstante, pueden llegar a representar entre el 9 y el 12% del ingreso de una persona.

¿Cómo identificar los gastos hormiga?

En el caso de las personas, los gastos hormiga son complicados de identificar, porque son tan pequeños e “insignificantes” que no se toman en cuenta, pero de poco a poco se convierten en un problema que, incluso, no dejarán llegar a fin de mes. Es ahí cuando se vuelven un problema.

Así que una forma simple de identificarlos es preguntarte antes de gastarlo: lo necesito, si es así, lo voy a utilizar más adelante o solo es para cubrir un antojo o capricho momentáneo. Si pasó estas preguntas, adelante, puedes adquirirlo sin considerarlo un gasto hormiga, pero de no ser así, podría convertirse en uno.

Algo similar pasa con los negocios o empresas, pues cada día hay gastos que el negocio tiene, no importa el tamaño, siempre hay pequeños gastos que no están en el mapa, pero que se pueden evitar. Así que para identificarlos, aquí te damos unos ejemplos de lo que pueden ser. 

Ejemplos de gastos hormiga

Si bien, en el caso de las finanzas personales, los gastos hormiga se pueden identificar como aquellos desembolsos que sumados a lo largo del tiempo (semanas, meses, año) se convierten en sumas de dinero que se vuelven altas, en el caso de un negocio, se pueden identificar como gastos que no son indispensables para llevar a cabo las actividades.

En el caso de las finanzas personales, los gastos hormiga pueden ser compras mañaneras del café, pago de estacionamiento, propinas, el cigarro, los dulces y hasta la comida preparada. Sin embargo, podríamos catalogar éstos como gastos hormiga, pero el café, estacionamiento, propina y hasta comida preparada, no pueden considerarse completamente como hormigas.

Muchas veces, fumas porque te calma y no hacerlo, podría convertirse en un problema mayor; lo mismo con el café de la mañana, pues lo tomas para despertar, sentir que tu día comenzó; hasta la comida, si no tienes tiempo de prepararla o comprar los insumos, comer en fondas o restaurantes ¿se vuelve un gasto innecesario?

La mejor forma de identificarlos, como mencionamos anteriormente es ¿realmente necesito esto?, ¿lo estoy comprando por moda o sentido de urgencia? Si lo estás haciendo por cualquiera de estas razones, son gastos hormiga que puedes evitar y a futuro te pueden ayudar a adquirir, ahorrar o mejorar tus finanzas.

La ventaja de identificar los gastos hormiga es que te permite ahorrar, un dinero al que puedes darles un destino claro, como por ejemplo un lujo o metas más importantes como pagar los estudios, comprar un vehículo o incluso vacaciones que nunca caen mal.

Los gastos hormiga en los negocios

Hasta ahora, todo lo que hemos platicado es sobre gastos hormiga en las personas, pero las empresas también tienen este tipo de gastos, aunque son un poco distintas que el café de la mañana o dulces. 

Para identificarlos de mejor forma en tu negocio, revisa aquellas compras pequeñas que se realizan con periodicidad, ya sea diario, semanal o mensual. Puedes catalogar un gasto hormiga en tu empresa si el gasto no representa una retribución significativa, no solo un gasto debe dar dinero, porque una compra que se refleje en felicidad de tus trabajadores, no puede considerarse como tal.

Otra forma de identificarlos es que analices y si puedes prescindir de ellos o que puedas sustituirlos por un producto más completo que elimine varios. También si el gasto no es de un área del negocio y son realizados por los empleados. Finalmente, puedes darte cuenta de que es una compra innecesaria si no es parte del presupuesto de tu empresa.

Ejemplos tangibles pueden ser: 

Servicios externos que se puede hacer por alguien interno, como algo tan simple como un proceso de trabajo, por ejemplo si haces entregas a domicilio, quien empaqueta puede ser alguien dentro de la empresa y no el negocio de la última milla. 

Los refrigerios pueden ser un gasto hormiga si no los tienes contemplados, por ejemplo, cuando hablas con clientes y das café, galletas, etc. Es importante que las contemples en tu presupuesto o serán un gasto hormiga para tu negocio. 

Otro ejemplo de gasto hormiga son las licencias de software que nadie utiliza, como por ejemplo un software que utilizaba un área específica, pero que ahora la empresa implementó otro que cubre ese y otros. Si sigues pagando ese que, en teoría, ya no es necesario, se convierte en un gasto hormiga.

Si bien, los artículos de oficina son esenciales para muchos trabajadores, el mal uso de ellos puede convertirse en un gasto importante a largo plazo.¿Es necesario imprimir ese documento? Actualmente existen muchas alternativas para validar documentos digitales para que no envíes papeles, imprimas documentos y se le dé mantenimiento a una impresora.

Los viáticos o gastos de tus empleados pueden ser un problema si no están bajo control. Una buena idea es establecer desde un inicio una política clara de cómo se utilizan los recursos de tu empresa, así como establecer tarjetas corporativas; de no tener esto muy establecido, podría convertirse en todo un caos.

Cómo evitar los gastos hormiga

Como comentamos unos párrafos atrás, no es necesario que todo lo catalogues como gastos hormiga, es casi imposible no tenerlos, pero sí puedes tener un presupuesto en donde incluyas euna cantidad mínima para “gustos”. Para ello, siempre puedes hacer lo siguiente.

Es esencial en todo, tanto en tu vida, como en los negocios, es trabajo del encargado analizar en lo que se gasta. De esta manera se podrá conocer la situación financiera actual, de esta manera se podrán dar cuenta de los cambios que se deben hacer para el rendimiento del dinero y así evitar que se termine por pedir un préstamo.

Otra idea es realizar un presupuesto o tener un plan de control de gastos, que permita dos cosas: no salirse del guion, por lo que siempre se gastará en lo que se tiene en papel y nada más, pero también permitirá presupuestar este tipo de gastos, por lo que no estarán del todo prohibidos.

Es momento de planear correctamente y dejar atrás el impulso. Quizá sea complicado para algunos, pero es importante establecer la siguiente pregunta antes de una compra: ¿es necesario para realizar tus actividades? De no ser así, olvídalo.

Una buena idea es tener tarjetas empresariales para controlar los gastos. Existen varios casos por los que las empresas pueden dar dinero extra a sus empleados, como por ejemplo, si cuenta con un equipo de ventas que necesite salir para negocios, las tarjetas empresariales son una buena opción porque permiten establecer límites claros de gastos diarios.

Ojo con los créditos, pues parecen ser una gran ayuda, pero si no se utilizan para lo que se planeó desde un inicio, el negocio que lo pidió podría terminar más endeudado que lo que antes estaba. No se trata de eliminar por completo los gastos hormiga, únicamente se debe gastar lo necesario y no superar el plan presupuestado.

El presupuesto contra los gastos hormiga

La herramienta que tiene una empresa para evitar estos gastos es un plan de control de gastos. Con ello, los gestores de un negocio tienen la oportunidad de identificar y eliminar los gastos hormiga.

Esto porque a través de un plan de control de gastos, se auditan y analizan todas las compras de una empresa, que, de acuerdo a los libros, cada uno deberá formar parte de un área, proyecto o actividad muy clara, de no ser así, puede detectarse un gasto innecesario.

Para que el control de gastos tenga éxito, todas las personas con alguna responsabilidad dentro de la empresa, tienen que involucrarse para ordenar y justificar cada gasto, porque sino se convertirá en una búsqueda sin cesar de quién o quiénes están ejerciendo dicha compra. 

Una recomendación extra es que las empresas pueden asignar presupuestos por proyecto, por si se necesita más dinero, se deberá justificar correctamente para qué se pide, cómo se gastó anteriormente y corregir o gestionar de mejor manera los activos.

Para realizar un plan de control de gastos deberás establecer todas tus compras en tres: gastos fijos, gastos variables y gastos discrecionales. Los primeros son todos aquellos que forman parte de los gastos del mes, por ejemplo, la renta.

Los gastos variables son aquellas erogaciones necesarias pero que no tienen un monto fijo en el mes, por ejemplo, los servicios como la luz o el agua. Mientras que los gastos discrecionales, son aquellos prescindibles.

Es indispensable que para hacerlo lo más correcto posible, se deberá detallar al máximo, si bien los gastos variables y los discrecionales son complicados, siempre se puede tener un presupuesto promedio de cada uno. Así, con este registro, se podrá tener una idea clara de cuánto dinero se está gastando y cuál es el límite.

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