Cómo crear un registro de ventas efectivo

Tener un negocio conlleva mucha responsabilidad, ya que además de gestionar a un grupo de personas, también es tu responsabilidad medir cada uno de los indicadores que ayudarán al crecimiento de tu empresa.

Entre los más importantes está un reporte de ventas, el cual no debe ser un dolor de cabeza y convertirse en algo eficaz, para ello, necesitas las herramientas adecuadas y un plan sólido. Pero antes de hablar de cómo hacerlo, es necesario explicar qué es un informe de ventas y qué datos debe incluir.

¿Qué es un registro de ventas?

Un reporte de ventas es un documento que resume tu actividad de ventas y el impacto de esa actividad durante un periodo de tiempo específico. Los detalles pueden variar, pero normalmente incluyen métricas sobre clientes potenciales, nuevas cuentas conseguidas, ingresos generados y rendimiento general de las ventas.

Los interesados utilizan estos datos para comprender la actividad general de ventas y el rendimiento del equipo de ventas, los productos y hasta de los métodos de pago, con la finalidad de detectar problemas en el proceso y tomar decisiones empresariales más informadas.

Este registro de ventas también te puede ayudar a trazar estrategias de crecimiento eficaces, identificar a los clientes ideales de la empresa y esbozar estrategias para optimizar el proceso de ventas. Por eso los informes de ventas son parte integrante de toda empresa. 

Los registros de ventas se elaboran diaria, semanal, mensual y anualmente, dependerá de tu negocio y el control que busques crear. Pero pasemos a lo más importante: la forma de crear un registro eficaz.

Cómo crear un registro de ventas eficaz

Si bien la forma puede ser muy diferente entre cada empresa, aquí vamos a establecer los puntos que debes tener en cuenta a la hora de crear un registro de ventas.

1. Establece un objetivo. No es lo mismo presentar un registro de ventas mensual con los emprendedores o socios, que hacerlo para el equipo de trabajo. Ambas situaciones tienen un público distinto y, por lo tanto, exigen un enfoque diferente.
   El objetivo de un registro de ventas depende de la audiencia a la que se dirige, lo que le ayudará a decidir qué información sería relevante para ellos. Por tanto, antes de redactarlo, define el objetivo y establece qué quieres conseguir con este informe.
2. Define un calendario. Es decir, establece el periodo de tiempo que vas a registrar, ya que te permite presentar una imagen más precisa y específica. También facilita hacer comparaciones, analizar tendencias y llegar a conclusiones lógicas.
   Por ejemplo, si estás trabajando en un registro mensual, no hay razón para analizar datos de principios de año. En su lugar, deberías centrar tus esfuerzos en analizar el rendimiento de las ventas de ese mes en concreto.
3. Recopila datos pertinentes. Es importante que agregues solo la información que es ideal para ese registro. Según un estudio, el 91% de las empresas sufren errores en los datos de ventas, lo que es responsable de una pérdida media del 12% de los ingresos. 
   Es importante que los datos que obtengas sean reales y los tengas registrados, pues de no tenerlos, vas a perjudicar tus análisis e informes. Por lo tanto, es una buena práctica mantener la higiene de los datos realizando auditorías periódicas y eliminando los datos deficientes u obsoletos.
4. Utiliza ayuda visual. Si bien las ventas son números, puedes crear informes con gráficas y es importante contar una historia con los números. Los elementos visuales son poderosos porque comunican el mensaje sin abrumar al lector.
   Así que aprovecha las herramientas de visualización de datos, como infografías, gráficos y diagramas, para presentar los datos de forma visual. Esto facilita la digestión de la información, la identificación de tendencias y el énfasis en los puntos clave.
5. Presenta tu análisis. Es tu momento de brillar, ahora toca explicar todos los datos que presentas, puedes analizar el rendimiento de las ventas, evaluar patrones y hacer comparaciones para identificar lagunas en el proceso de ventas y descubrir oportunidades.
6. Escribe un breve resumen. Iniciar tu data con un resumen es una buena práctica porque ofrece a los lectores una visión general de lo que pueden esperar. Asegúrate de destacar el marco temporal y los puntos clave del informe en esta sección.
   El resumen no tiene por qué estar repleto de texto. Considere la posibilidad de utilizar elementos visuales para presentarlo y captar la atención, manteniendo al mismo tiempo un esquema de colores coherente.
7. Establece un plan de acción. Los mejores informes están orientados a la acción: ofrecen un plan de acción basado en el análisis del rendimiento de las ventas.
   Por ejemplo, si tus ventas están cayendo, es importante que expongas un plan de acción claro en el que señales cuál es tu estrategia para las próximas semanas y cómo piensa aumentar las ventas.

Por lo tanto, cuando tengas tu reporte, presenta el plan de acción definido que aborde las lagunas y deficiencias. Esto no sólo arroja luz sobre su proactividad, sino que también le ayuda a responsabilizar a su equipo y a realizar un seguimiento eficaz de los progresos.

Claves para realizar un buen registro de ventas

Ya explicamos los pasos a seguir para obtener un registro de ventas de 10, sin embargo, aquí te compartimos algunas ideas que te ayudarán a tener el registro funcional y fácil de crear..

Información verídica. Tener un reporte con información real es imprescindible para medir y tener el pulso real de tu negocio. Esta información es tan indispensable, que te ayudará a entender más del mercado y si tienes supuestos o aproximados, podrías meter en problemas a tu negocio.

Con la información correcta puedes tener claro la cantidad y monto de las transacciones que se realizaron y que cuadre con el dinero que tienes en tu negocio (el cual puedes conocer en tu conciliación bancaria)

Contar con un sistema punto de venta te ayudará a capturar de forma más rápida tus ventas, generar información en tiempo real e integrarlos a tus sistemas como ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) o CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relación con los Clientes).

Entre los beneficios de un sistema punto de venta, está la creación de reportes con información en tiempo real, la simplificación de las conciliaciones bancarias, la actualización automática de tu inventario y la revisión de información de todas tus sucursales al instante.

Haz todo más simple si centralizas tu información, así que una buena idea es tener un sistema ERP para mantener tus datos en un mismo lugar, reunir información de distintas fuentes e incluso automatizarlos para generar tu registro más fácil.

Mejora tu registro de ventas 

Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una organización empresarial, los pasos anteriores te ayudarán a elaborar un registro fácilmente; sin embargo, si quieres ser mejor que la media, tendrás que ir un paso más allá. 

Así que aquí te damos una serie de tips que te ayudarán a crear un informe de ventas que proporcione datos procesables rápidamente.

Incluye en tu resumen inicial información como el número total de ventas, el volumen total de ventas, el total de operaciones, los ingresos totales y hasta las oportunidades o retos que enfrentarás.

No siempre mucho es lo mejor, así que resume lo más que puedas dicho registro, considera la posibilidad de añadir una sección de "Tendencias a vigilar". Enumera las métricas y los cambios que está vigilando y el impacto que podrían tener a largo plazo.

Utiliza una plantilla si no tienes tiempo para diseñar y dar formato, siempre puedes utilizar plantillas que hay en internet, solo queda de tu parte pulirlas y adaptarlas a tu negocio. Así tendrás más claro qué debes presentar y podrás ahorrar mucho tiempo.

Herramientas para crear un registro de ventas

Las principales herramientas utilizadas en la creación manual del registro de  ventas para pequeñas empresas son Microsoft Excel y Google Sheets. Mientras tanto, aquellos que quieran automatizar sus informes pueden considerar los CRM o ERP.

En el caso de las hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets permiten crear informes basados en los datos de ventas introducidos. La ventaja de utilizar Excel o Google Sheets es que el coste es gratuito o mínimo y son fáciles de personalizar. 

La desventaja de utilizar cualquiera de estos programas es que alguien tiene que configurar su proceso de informes de ventas y captura de datos, hojas de cálculo y fórmulas desde cero y mantener continuamente los informes.

Por otro lado, los CRM albergan todos los datos que necesitará para crear informes de ventas. Por lo tanto, la ventaja de utilizar un CRM es poder generar un informe con sólo pulsar un botón sin tener que crear fórmulas ni buscar datos históricos de ventas. 

La desventaja es que las opciones de personalización no son tan precisas como crear las tuyas propias desde cero. Esto no debería ser un problema si su CRM dispone de los informes de ventas que necesita o le permite personalizar los tipos que desee.

Finalmente, en el caso de los ERP, permiten concentrar toda la información de las ventas, incluyendo la facturación, ventas diarias o históricas, ganancias, inventario y mucha más información que se genera en tu negocio. 

Al tenerlo todo concentrado en un mismo lugar, puedes obtener información más precisa, generar informes detallados fácilmente, para hacer este proceso más rápido y eficaz para tu negocio.

Eso sí, nada de esta información llega sola por sí misma, deberás tener un punto de venta que te ayude a llevar el registro de todo el dinero que entra y sale directamente a tu negocio.