3 cosas que debes evitar en tu administración

Si bien nos hemos dedicado a darte unos tips para mejorar tu administración financiera, así como algunos que te ayudarán a comprender mejor tus números, también es importante mostrar aquellas prácticas que hacen mal a la hora manejar tus finanzas. Por ello aquí te traemos estos tres consejos que debes evitar a la hora administrar tus finanzas.

1. Dejar todo a tu contador

Si bien, confiar en un profesional encargado de tus números es una de las mejores decisiones que puedes tomar, sin importar si eres una empresa o una persona física, tampoco se trata de desentenderse por completo de esto, pues debes conocer información de tus números para actuar a tiempo ante una contingencia.

Es importante recordar que los contadores son expertos en contabilidad y fiscalidad, pero a menudo carecen de formación financiera. Si bien es cierto que un contador puede proporcionarte consejos y conocimientos financieros útiles, es posible que no tenga la experiencia o los conocimientos necesarios para ayudarte a tomar decisiones financieras importantes. 

Ten en cuenta que confiar únicamente en tu contador para gestionar tus asuntos financieros puede dejarte desprevenido a la hora de tomar otras decisiones financieras. Muchos contables no tienen la experiencia necesaria para ayudarte en áreas como la inversión, la planificación de la jubilación y otras. Así que si ocurre algo y necesitas tomar una decisión financiera rápida, puede que no tengas los conocimientos o recursos para hacerlo.

Es tu responsabilidad conocer que lo esté haciendo. Si quieres, ambos pueden firmar un contrato que les ayudará a establecer las responsabilidades de cada quien, así ante cualquier problema con el fisco, tu contador tomará responsabilidad.

Es importante que cada que se presente una declaración o se cumpla con alguna situación fiscal, deberás guardar el certificado de recepción o acuse de recibo que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) otorga. De esta manera, podrás comprobar que estás cumpliendo con tus obligaciones.

Una de las cosas que debes estar haciendo constantemente es revisar el mail que tienes dado de alta ante el SAT, pues es ahí donde te anunciará sobre tus obligaciones y con el que podrás preguntar a tu contador si lo cumplió o está por presentar dicha información.

Por último, es importante recordar que tu contador está ahí para ayudarte con tareas financieras concretas, no para ser tu planificador financiero. Siempre debes pedir consejo a un planificador financiero profesional si quieres asegurarte de que tomas las mejores decisiones financieras para tu futuro.

2. No entender tus documentos financieros

Hemos hablado de lo que es un estado financiero, así como un balance de resultados, pero tú como profesional sabes ¿qué es esto y para qué te sirve conocerlo? Bueno si no sabes de qué se trata cada uno de estos conceptos, lo mejor es tomar un curso de finanzas básicas, pues es necesario para no solo entender lo que hace tu contador, también para saber qué está pasando con tus números.

Algo elemental a la hora de tener un negocio es el de conocer información financiera básica, pues te permitirá entender qué está sucediendo, pero también te ayudará a tomar decisiones oportunas; por ejemplo, si ves que en tu balance general encuentras discrepancias muy altas en lo que gastas, podrías ir a verificar en dónde estás gastando de más.

Lo mejor que puedes hacer es establecer y conocer tus gastos fijos, además de entender dónde se registran los ingresos que percibe tu empresa, esto te ayudará a identificar transacciones sospechosas o que no sean comunes en tu organización. Además, esta revisión constante te enseñará a crear un presupuesto para saber cuánto y cómo se va a utilizar tus ingresos.

Que no se te vayan conceptos como rentabilidad que se encarga de medir lo bien que utilizas los recursos de que dispones, así como el éxito que tienes en la generación de ingresos y beneficios. 

Además conocer sobre Ingresos. Es decir, el total de todo el dinero que has ganado antes de deducir cualquier gasto, incluidos los costes. Es importante llevar un registro de tus ingresos para medir la rentabilidad de tu negocio.

Los costes son el dinero que gastas para hacer funcionar tu negocio. Esto incluye salarios, alquiler y otros gastos. Llevar un registro de tus costes es esencial para comprender y mejorar la rentabilidad de tu negocio.

Finalmente, los resultados se refieren a los resultados financieros de tu negocio. Por ejemplo, un resultado elevado podría significar un aumento de las ventas o una mayor satisfacción de los clientes. Los resultados pueden verse en las encuestas a los clientes, así como en los informes financieros.

Otro dato importante es la liquidez, que se refiere a la capacidad de tu empresa para cubrir sus compromisos financieros a corto plazo y satisfacer sus necesidades corrientes. Es importante mantener un buen nivel de liquidez, ya que puede tener un gran impacto en el éxito de tu empresa. 

También debes hacer un seguimiento de tu patrimonio neto, que es la diferencia entre tus activos y tus pasivos. Puede indicar si tienes dinero suficiente para cubrir tus compromisos a largo plazo e invertir en el futuro. Es importante controlar tu patrimonio neto, ya que puede indicar si tienes dinero suficiente para cubrir tus compromisos a largo plazo e invertir en el futuro.

Tomar conciencia de esta información te permitirá tener un negocio sano, impulsar su crecimiento y tomar las mejores decisiones a la hora de realizar un cambio que te permita mejorar día a día tu administración y sobre todo, tener una visión completa de todo lo que está sucediendo en tu negocio.

Comprender y gestionar la información financiera básica de tu empresa es esencial para el éxito de tu negocio. Esto incluye comprender y hacer un seguimiento de la rentabilidad, la liquidez y la solvencia. También es importante tener registros precisos de tu información financiera e implantar sistemas para seguirla y gestionarla. Por último, considera la posibilidad de contratar a un asesor financiero que te ayude a comprender y gestionar tus datos financieros.

3. No actualizar tus herramientas de administración

No decimos que debes tener el software más sofisticado para administrar tu empresa, de hecho si tienes un pequeño negocio no es necesario que tengas el sistema de administración más complejo, sino algo más sencillo y al alcance de tu bolsillo, pues se trata de que sea una ayuda y no un gasto que arruine tu presupuesto.

Pero si tienes una hoja de cálculo que únicamente ayuda a llevar un registro de tu información, lo mejor es que comiences a investigar en más herramientas que te pueden ayudar a mejorar tu administración, facilitar tu trabajo y el de tu contador, así como herramientas que ayuden a tus clientes.

Existen herramientas que permiten a las empresas hacer más fácil a sus clientes obtener facturas, ofrecer diversas formas de pago, verificar si un producto está disponible (inventarios) e incluso brindar un servicio al cliente efectivo, directo y sencillo. Todo esto se puede gracias a las distintas tecnologías accesibles para casi todos.

Lo más importante de todo esto, es conocer aquellas que son necesarias para tu negocio, algo que te ayudará a identificar si lo son, es porque te brindan información de forma sencilla y rápida, ayuda a brindar un mejor servicio con tus clientes y proveedores, permite realizar trámites o procesos de una forma fácil. Con esto en mente, identifica cuáles te pueden ayudar.

Finalmente, como dato adicional, no tengas miedo de inmiscuirte cada vez más con los números, si eres emprendedor, es necesario que conozcas sobre el tema o tu negocio jamás podrá crecer. Eso sí, apóyate de profesionales, estudia mucho y pregunta todas las dudas que surjan a tus conocidos, así estarás cada día más enterado de las necesidades de tu negocio.