Educación Financiera para pequeños negocios

La población y los negocios de México no usan productos o servicios financieros como: pagos con tarjeta, seguros o créditos. De acuerdo al documento de Política Nacional de Inclusión Financiera es porque las personas no le encuentran valor a este tipo de productos. 

Claro, transmitir por qué este tipo de servicios son pertinentes es algo que las instituciones correspondientes tienen que aprender a comunicar, pero también es un tema que tiene que ver con la educación financiera. 

Por ello, a lo largo de este texto veremos qué es educación financiera, cómo podría beneficiar a las personas y negocios, cómo estamos en esos términos a nivel país y qué herramientas son importantes que implementes en tu vida y tu empresa. ¡Comencemos!

Qué es la educación financiera y por qué es importante

En muchas familias hablar de dinero dispone un ambiente tenso en una conversación. Algunas personas dicen que es de mal gusto, otras se ponen ansiosas y evaden el tema. Sin embargo, al no tener conversaciones respecto al dinero y cómo se maneja, la estabilidad económica de la gente puede resultar afectada pues crecen y se desenvuelven en actividades económicas sin buenos hábitos financieros.

Hablar del dinero promueve una buena educación financiera y al tenerla esto le ayuda a las personas a: tener un control de gastos, usar productos financieros como tarjetas de crédito para facilitar la adquisición de bienes materiales (sin pagar intereses), generar o cuidar un patrimonio e incluso expandir un negocio a través de un préstamo. 

Es decir, la educación es relevante en la vida de las personas porque ésta se traduce en salud financiera. Pero antes de explicar cómo se llega al estado de salud financiera vamos a definir que:

La educación financiera es cuando las personas conocen los conceptos básicos para manejar sus finanzas de manera que les genere un beneficio. 

Por ejemplo, si alguien decide solicitar una tarjeta de crédito necesita conocer cuáles son los tipos de interés que puede generar si no paga a tiempo o que pueda leer el contenido de su estado de cuenta. De esta forma utilizará la tarjeta de crédito como una herramienta para adquirir productos o servicios que generen bienestar. 

¿Qué es la salud financiera?

El ejemplo anterior nos ayuda a entender cómo la educación financiera impulsa la salud financiera. Pero, ¿a qué se refiere este término? Tal vez de primera instancia pienses que parece algo obvio, no obstante aún no existe una definición consensuada por organismos financieros internacionales. 

Para definir un estado de salud financiera se deben tener indicadores estándar para decir que alguien tiene finanzas saludables. 

Por ejemplo, podría decirse que alguien tiene finanzas saludables porque lleva un control de sus gastos del día al día, pero si ese alguien tiene un gasto imprevisto que lo desbalancea, eso significa que aún hay espacio para fortalecer esas finanzas.

Así que la salud financiera, es más que el balance que se pueda generar, sino que también debe contemplarse la protección e incluso, como veremos más adelante, la movilidad económica. De hecho, para que todo quede más claro encontramos que algunos estudios que miden la salud financiera en distintas comunidades normalmente usan 4 elementos que desglosaremos a continuación: 

• Manejo de las finanzas diarias: se entiende cuando una persona es capaz de planear de manera efectiva los recursos/ingresos para pagar las cuentas a tiempo, de tal manera que pueda mantener un balance entre ganancias y gastos. Los negocios pueden saber si cuentan con este elemento al preguntarse: ¿realizas una planificación de cómo gastar el dinero disponible?, ¿puedes pagar en su totalidad todos los gastos dentro de un ciclo de ingresos?
• Resiliencia: Se trata de la capacidad que existe tanto en los individuos como en las organizaciones de estar preparados para una crisis o un evento inesperado. Esto quiere decir si tu negocio cuenta con herramientas diversas de protección como el ahorro, fondeos, un seguro  e incluso un crédito para hacerle frente a un choque financiero.  
• Seguridad en el futuro financiero: Este elemento tiene que ver con llevar a cabo metas de largo plazo. Por ejemplo, en el caso de las personas es cuando pueden poner objetivos para comprar una casa o ahorrar para el retiro; mientras tanto en los negocios es cuando se pueden aprovechar oportunidades o generar reservas de dinero para la protección o expansión del negocio a través de distintos productos financieros. 
• Control: Este último elemento se define a través de la percepción, o qué tan capaz se siente una persona para influir en sus finanzas en el momento y hacia el futuro.

En resumen, podría decirse que el objetivo de la educación financiera es que conozcas los conceptos básicos para usar productos que te ayuden a tener control, manejo diario del dinero adecuado, resiliencia y puedas cumplir tus planes financieros a futuro. 

O sea, el objetivo de la educación financiera no es que sepas usar productos financieros y listo. El chiste es que lo uses para generar estabilidad y movilidad financiera.

Un muy buen ejemplo de esto es Estados Unidos, pues de acuerdo a un estudio que realizó el Centro de Innovación de Servicios Financieros, encontró que el 90% de la población tiene finanzas saludables pero uno de cada tres hogares reporta quedarse sin dinero antes de finalizar el mes y más del 40% tiene dificultades para mantenerse al día con sus pagos.

Salud y educación financiera en los negocios de México 

La educación financiera en México aún es precaria. Por ejemplo, la Encuesta Nacional de Inclusión Financiera, realizada por el Inegi, encontró que solo el 58% de los adultos en México pueden cubrir sus gastos con sus ingresos. 

Es decir, en términos de salud financiera no hay manejo de las finanzas diarias. De hecho, como dato curioso el estudio de Diarios Financieros confirmó que para cubrir sus gastos, las personas se basan en que las tiendas de abarrotes o misceláneas les fíen. 

En cuanto a los dueños de los pequeños negocios el Censo Económico del Inegi en 2019,  encontró que el 40.2% de los negocios no llevan a ningún tipo de registro contable. Consecuentemente esta falta de hábitos financieros generan severos problemas que pueden reducir la supervivencia de los negocios. 

Si no se tiene ningún tipo de registro contable los emprendedores podrían estar perdiendo dinero, porque no están monitoreando cuánto se vende, ni cuánto se gasta. Es decir, no saben qué tan rentable es el negocio, si tienen precios que devalúan el servicio o producto o están gastando en insumos o activos innecesarios. 

También, en los hallazgos de la Encuesta Nacional de Financiamiento, encontramos que el 28.9% de las empresas encuestadas en 2017 no tuvieron una reserva financiera para afrontar imprevistos; y que el 35.2% tiene estas reservas en efectivo, lo que podría ser un riesgo para los negocios. 

En el mismo censo económico cuando se les preguntó a los establecimientos cuáles eran los problemas que afectan su actividad, notamos que 3 elementos con un porcentaje significativo, posiblemente tienen que ver con una baja educación financiera: 

• Altos gastos en servicios (23.9%)
• Altos costos de materias primas (20%)
• Falta de crédito (8.8%)

Las primeras dos respuestas podría deberse a que los negocios no están presupuestando correctamente.

Incluímos la tercer opción porque el porcentaje de negocios que están detectando la falta de crédito es muy bajo, lo que quiere decir que muy pocos están usando este tipo de recursos para generar bienestar en sus negocios. 

Al respecto, en la Encuesta Nacional de Financiamiento de las Empresas 2019, el INEGI encontró que el  73.6% de las pymes y los micronegocios dijo que no aceptarían un crédito bancario si se les ofreciera.

De hecho la CNBV informó que en 2017 las pymes concentran menos del 20% del total de la cartera de crédito de la Banca de Desarrollo. 

Este tipo de fenómenos, así como una fuerte dependencia del efectivo podrían ser factores que no permitan crecer económicamente a la economía en general. 

Los elementos básicos de una empresa 

El primer paso es saber cuáles son sus elementos básicos de tu empresa y cómo se categorizan, de esta forma te será más fácil entender las finanzas de tu negocio, así como los documentos para llevar registros contables y posteriormente fijar metas a largo plazo. 

Por ello, comenzaremos por definir qué son las finanzas de un negocio: 

Las finanzas de un negocio es la administración de insumos, activos y pasivos para garantizar la estabilidad y/o crecimiento de un negocio. 

Los términos que se encuentran en esta definición pueden parecer un poco técnicos, pero no te angusties a continuación encontrarás explicaremos qué significan estos elementos: 

Qué son activos de negocio

Son los bienes que le pertenecen a una empresa y deben categorizarse con base en el tiempo que estén presentes en tu negocio.

Activos fijos

Son aquellos que permanecerán en el mediano o largo plazo (por más de un año) y este tipo de bienes a su vez se dividen en:

• Material: Pueden ser inmuebles, mobiliario o equipo de trabajo. Por ejemplo en un restaurante se refiere a mesas, platos, cubiertos, vaso, equipo de cocina, etc.
• Intangibles: Son derechos o elementos no materiales y pueden ser patentes o el registro de una marca. 
• Financiero: Es el capital económico a largo plazo con el que cuente una empresa.

Activos circulantes

Son aquellos que permanecen menos de un año y usualmente se dividen en: 

• Caja y bancos: Es el dinero con el que se cuenta para la operación en efectivo o en una cuenta de banco
• Documentos o Cuentas por cobrar: El dinero que puedas exigir por venta de productos, servicios o porque otorgaste un crédito. Para este tipo de acciones lo más recomendable es que utilices documentos que te amparen legalmente como letras de cambio o pagarés. 
• Almacén o Inventarios: Son todos los bienes que puedan ser utilizados para la producción o venta de productos. Puede tratarse de materias primas, artículos que estén en proceso de producción, empaques, refacciones o bienes ya terminados.

Qué son pasivos de negocio

Son los préstamos o créditos de tu empresa. Es decir, son deudas pendiente por pago a proveedores, instituciones financieras, impuestos e incluso seguridad social. Los pasivos de tu empresa se categoriza por el tipo de organización a la que debas y debes dividirlo por el tiempo que tardes en financiar por completo esa deuda

• A corto plazo: Para préstamos de menos de un año.
• A largo plazo: Préstamos que terminarás de pagar en más de un año.

Por qué es importante separar las finanzas personales de las de tu negocio

Ahora que ya vimos cuáles son los elementos que forman parte de tu empresa hablaremos de por qué es vital que hagas la separación, ya que este es uno de los errores  más comunes que tienen los emprendedores, sobre todo aquellos que lanzan un negocio por primera vez u operan bajo el esquema de freelance. 

Tal vez sea muy tentador usar dinero del negocio para cubrir imprevistos personales, pero esto es un hábito que podría afectarte, ya que si mezclas gastos personales con los del negocio será muy complicado elaborar los registros que te ayuden a saber cómo se comporta tu negocio y si es rentable o no. 

Piensa que en las primeras etapas de tu emprendimiento vas a tener costos fijos y variables, consecuentemente si usas la misma cuenta para gastar ese dinero será más complicado saber en qué momento tu negocio alcanza el punto de equilibrio donde no pierda dinero, así como el momento que empiece a generar ganancias. 

En resumen, si te acostumbras a cubrir costos de tu empresa con dinero personal, no podrás decir con certeza si éste es rentable e incluso podrías impactar negativamente el flujo de efectivo, la planeación estratégica para crecer el negocio, así como la optimización de costos.

Recuerda que cuando tengas ganancias en tu negocio debes pensar cómo vas a invertir ese dinero para hacerlo crecer más, además de que siempre debes tener un ahorro para enfrentar alguna crisis. Es por esto que no es recomendable que ocupes tus ganancias para solventar gastos personales.

Qué tipo de registros debe llevar un negocio

En los apartados anteriores vimos elementos básicos de la educación financiera (cuáles son los elementos de tu negocio y por qué es importante tener un registro adecuado) que te ayudarán a administrar mejor tu negocio. 

Ahora, es momento de decir explicar son los 3 documentos básicos que debes tener en tu empresa para entender el panorama completo de lo que está ocurriendo. Estos son: 

• Balance General
• Estado de Resultados
• Flujo de efectivo

Balance general

Es el documento que reporta los activos, pasivos y el capital de una empresa. Sirve para mostrar la situación actual de un negocio (sin importar de qué tamaño sea). Piénsalo como una fotografía que muestra qué se tiene, a quién se le debe, cuánto se debe y resume si el negocio tuvo pérdidas o ganancias.  

En los apartados anteriores vimos cuáles eran los activos y pasivos de tu empresa, pero posiblemente te estés preguntando a qué se refiere la parte de capital. Esto es el dinero que aportas tú como emprendedor y/o tus socios. 

Para que quede un poco más claro a continuación te presentamos cómo se ve un documento de balance general y algunos consejos muy simples de cómo leerlos:

Digamos que tu diste 50 mil pesos para el negocio, ese dinero se verá reflejado en la parte de capital y la de la banca. Por otro lado tu socio aportó materia prima valuada en 200 mil pesos, eso en la parte de activos deberá colocarse en el apartado de inventarios. 

Si tuvieras un crédito de 15 mil pesos lo pondrías en la parte de pasivos y también deberás incorporar ese dinero a los activos en cuentas de banco, porque es dinero que tendrás disponible en esa cuenta de banco. 

Seguramente te estarás preguntando por qué se repiten los elementos de los pasivos a los activos o del capital a los activos. Recuerda, al final estas sumas de dinero se traducen en liquidez para que tu negocio pueda operar. 

De hecho, algo muy importante que debes tomar en cuenta a la hora de leer un balance general es que la suma del pasivo + el capital debe ser equivalente al total del activo.

Estado de ganancias

Este documento contiene las ventas, el costo de ventas, los gastos y los impuestos para que puedas visualizar cuánto dinero se ha ganado y perdido en un negocio en un periodo predeterminado. A través de esta herramienta podrás ver si tu proyecto es rentable o no. 

La diferencia entre este documento y el balance general son los componentes. Para que sea más fácil de entender en la siguiente imagen te mostramos cómo se ve el estado de ganancias:

Como puedes ver los elementos de este documento te permiten tener una imagen más detallada de cómo se comporta el dinero que inviertes y cuánto te cuesta generar una venta.

Flujo de efectivo

Este documento sirve para mostrar todas las entradas y salidas de dinero, pero lo más valioso es que te permitirá conocer el origen y el destino del dinero. En este sentido el efectivo no sólo se refiere a billetes o monedas, sino a la cantidad de recursos económicos que tengas disponible en una cuenta bancaria o en caja para utilizar en la operación de tu negocio. 

En su estructura más simple, el flujo de efectivo calcula: el dinero inicial (lo que cuentes como capital para iniciar operaciones de negocio) más entradas de dinero, menos las salidas del dinero. El resultado de estas operaciones te dará el flujo final del dinero. 

De nuevo, esta fórmula es la forma más reducida de entender un flujo de efectivo y es algo que también se ocupa en finanzas personales, pero en un negocio las cosas suelen complicarse un poco más, debido a que las entradas y salidas son más diversas. 

De hecho, existen tres elementos que diferencian la forma de hacer flujos de efectivo. Estos son:

• Actividades de operación:Todos los gastos de nóminas, servicios o compras de materias primas que son necesarios para operar. 
• Actividades de inversión: Son todas las actividades que pueden ayudarte a generar activos fijos (mobiliario, equipo, etc.)
• Actividades de financiamiento: Los préstamos que consigas (de proveedores o instituciones financieras) que generen un beneficio para el negocio.

Como comentamos al principio de este apartado no solo se trata de ver entradas y salidas, sino de conocer el origen y destino del dinero para entender cómo se comporta el dinero en un negocio.

Cómo proteger financieramente un negocio

Para finalizar, queremos hablarte de la importancia de estar preparado para afrontar una crisis.

Recuerda, al principio de esta nota hablamos de que la resiliencia también es uno de los indicadores para establecer si alguien cuenta con finanzas saludables. Es decir, no solo debes entender lo que pasa en tu negocio, sino tener recursos y herramientas que te ayuden a afrontar una crisis. 

Recuerda, las crisis son inesperadas así que para encarar estas situaciones es recomendable que tengas ahorrado lo equivalente para cubrir de 3 a 6 meses de tu operación. En este sentido, así como puedes proteger tu casa o tu coche de daños por accidentes, robos, sismos, incendios, etc., también lo puedes hacer para tu negocio a través de un seguro.

Toma en cuenta que es necesario estar preparado ya que justamente la razón por la que muchos negocios, aproximadamente el 27.4% de los pequeños negocios no recurren a este tipo de herramientas financieras porque cree no lo necesita y el 20.4% no le interesa, de acuerdo a la Encuesta Nacional de Financiamiento de las empresas.

Asegurarse, es algo que pueden hacer todo tipo de negocios, no sólo los grandes corporativos sino las papelerías, restaurantes, estéticas, etc. Solo contempla que el costo varía dependiendo del tipo de negocio y el tipo de cobertura.

Por ejemplo, asegurar una joyería probablemente será un poco más costoso que asegurar una ferretería ya que el costo de las mercancías es más alto y tiene más probabilidad de ser robadas.  

Por fortuna, comúnmente las aseguradoras normalmente diseñan sus propios paquetes que pueden protegerte de: incendios, daños a equipo o mantenimiento, robo, fenómenos naturales, vandalismo. 

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La educación financiera es de suma importancia de los negocios, así que esperamos que los temas que vimos a lo largo de este artículo te sirvan como una guía de conocimientos básica para acercarte con expertos y consultar con distintos proveedores para que de esa manera generes bienestar para tu negocio.

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