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Cómo elegir a tus proveedores

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Marisol Morelos
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Una de las preguntas que te surgirán al iniciar tu negocio es: ¿De dónde obtendré la materia prima para vender mis productos? (La materia prima se refiere a los artículos, materiales o ingredientes que compras para transformar o revender en tu negocio). Bueno, es necesario realizar una exhaustiva investigación para identificar quiénes serán tus proveedores.

Pero, ¿cómo se deben elegir a los proveedores?

Antes de decidirte por el proveedor que ofrezca los productos más baratos o te convenza de que puede conseguir cualquier cosa en tiempo récord, debes establecer parámetros para seleccionar buenos proveedores y no caer en la primera opción que se cruce en tu camino, ya que esto podría afectar directamente el buen servicio y la calidad de tu negocio.

A continuación, te compartimos algunas recomendaciones para elegir a tus proveedores:

  1. Establece niveles de calidad: Es importante que la materia prima cumpla con ciertos estándares de calidad para ofrecer un producto de primer nivel. Define con tu equipo o socios cuál es la calidad mínima aceptable para tus productos. Esto te servirá como primer filtro a la hora de tomar una decisión. Recuerda que la calidad es la base de tu producto y servicio, por lo que es fundamental tener claridad en este aspecto.
  2. Compara precios: Este punto está estrechamente relacionado con el anterior, ya que si tus estándares de calidad son altos, es probable que el precio sea elevado. No esperes encontrar algo de alta calidad a un precio muy bajo. Establece un promedio de precio al que estés dispuesto a pagar por la calidad que deseas. Además, considera la posibilidad de negociar precios al por mayor o cerrar acuerdos a largo plazo para obtener precios preferenciales.
  3. Conoce su capacidad y confiabilidad: Plantea diferentes escenarios en los que podrían surgir dificultades y permite que los proveedores te expliquen cómo las solucionarían. No tengas miedo de hacer preguntas como: ¿Cuánto tiempo llevan en el mercado? ¿Cuál es su capacidad de producción? ¿Cuál es el nivel de presión diaria que experimentan por parte de sus clientes? También puedes solicitar testimonios de clientes actuales para entender mejor los beneficios de trabajar con ese proveedor.
  4. Establecer niveles de calidad. Es fundamental que la materia prima cumpla con ciertos estándares de calidad para ofrecer un producto de primera categoría. Define junto a tu equipo o socios cuál es la calidad mínima aceptable para tus productos, esto te servirá como un primer filtro al momento de tomar decisiones. Recuerda que esta es la base de tu producto y servicio, por lo tanto, es crucial tener en claro este paso.
  5. Comparar precios. Este aspecto está estrechamente relacionado con el anterior, ya que si tus estándares de calidad son altos, es posible que el precio sea elevado. No esperes encontrar algo de gran calidad a un precio muy bajo. Establece un promedio del precio que estarías dispuesto a pagar por la calidad que deseas. Además, puedes negociar precios de mayoreo o cerrar acuerdos a largo plazo para obtener precios preferenciales.
  6. Conocer su capacidad y confiabilidad. Plantea escenarios en los que puedan surgir obstáculos y permite que ellos te expliquen cómo los solucionarían. No tengas miedo de hacer preguntas como: ¿Cuánto tiempo llevan en el mercado? ¿Cuál es su capacidad de producción? ¿Cuál es el nivel de presión que enfrentan diariamente por parte de sus clientes? Pídeles que te cuenten casos de éxito para que puedas comprenderlos mejor. Si tienes la oportunidad, incluso puedes preguntar a uno de sus clientes actuales sobre los beneficios de contar con ese proveedor.
  7. Establecer condiciones de crédito. Conversa con tu proveedor sobre las opciones de pago que ofrecen. El objetivo es que ambas partes queden satisfechas con el acuerdo, pero evita ser abusivo intentando extender los plazos de pago. Lo más común es que te ofrezcan de 7 a 14 días para realizar el pago, pero siempre puedes ajustarlo a tus necesidades. Si deseas mayor seguridad, puedes consultar a un contador para que te ayude a determinar el tiempo de pago, ya que esto depende directamente de tu flujo de efectivo.
  8. Tiempos de entrega. Esto es especialmente relevante si tus proveedores se encuentran fuera de tu ciudad o incluso del país. Pregunta si tienen un almacén cercano a tu negocio al que puedas acudir para facilitar las cosas. En caso de que envíen los productos desde otra ciudad, asegúrate de contar con una línea de contacto directa para consultar sobre existencias, posibles retrasos o situaciones que puedan demorar la entrega más de lo habitual. Establece un plan de acción para casos de urgencia y busca proveedores locales como respaldo en caso de necesitarlos.
  9. Seguimiento de posventa. ¿Qué sucede si necesitas soporte o asistencia técnica? ¿Quién te ayudará y cómo puedes solicitarlo? Es importante que te expliquen hasta qué punto están dispuestos a ayudarte en caso de que necesites actualizar tu pedido, cambiar un lote o presentar alguna reclamación. Si es necesario, pregunta si debes pagar una garantía por el servicio posventa o si está incluida en cada pedido que realices.

Comparte valores con tus proveedores

Quizá esto no sea muy relevante para la mayoría, pero es una forma de conocerlos mejor. ¿Te gustaría trabajar con un proveedor que se rinda fácilmente o alguien que se esfuerce al máximo por quedar bien? ¿Prefieres que te envíen productos de menor calidad solo para reducir costos y seguir distribuyendo? Es importante que compartan valores para poder confiar mutuamente.

No te cases con un solo proveedor, ten uno principal, pero siempre cuenta con un respaldo ante cualquier contingencia. Cada negocio necesita un proveedor específico y no necesariamente el que es bueno para una industria lo es para otra, así que investiga, pregunta y apóyate en conocidos, amigos e incluso competidores. ¡Buena suerte al elegir tu nuevo proveedor!

¿Cómo se realiza la selección y evaluación de proveedores?

Una vez que ya sabes qué puntos considerar, es necesario pasar a la fase de evaluar a los posibles proveedores. Para esto, debes tener en cuenta otros aspectos que te ayuden a elegir con quién deseas colaborar.

De acuerdo con Icontec, una empresa especializada en la evaluación de proveedores, es importante considerar los criterios para la evaluación de proveedores. Estos pueden ser acordados con los clientes antes de la planificación y prestación de los servicios. Algunos de ellos son:

  • Cumplimiento de características y especificaciones del producto o servicio.
  • Oportunidad en el suministro de los productos o provisión de los servicios.
  • Cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo.
  • Visitas a las instalaciones de los proveedores.
  • Verificación de requisitos de buenas prácticas de manufactura o prestación de servicios.
  • Evaluación financiera para garantizar la viabilidad del proveedor durante el período de suministro de los productos o provisión de los servicios.
  • Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

¿Cuáles son las buenas características de un buen proveedor?

Generalmente se piensa que el proveedor perfecto es simplemente aquel que puede suministrar lo que el comprador necesita, pero hay mucho más que eso. Es por eso que también es importante considerar las principales cualidades o características que te ayudarán a saber que estás eligiendo al proveedor ideal para tu negocio.

1. Cumple con las normas del sector

Los compradores necesitan saber que los proveedores no van a añadir riesgos adicionales a los perfiles de riesgo de sus organizaciones. La principal forma de garantizar esto es asegurarse de que el proveedor cumple con las normas. Por ejemplo, si planeas contar con un proveedor para un lector de tarjetas, es importante que cumpla con las normas de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), como la Ley para Regular las Instituciones de Tecnología Financiera, la Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros y la Ley de Sistemas de Pagos.

2. Mantener la información actualizada

Un proveedor perfecto debe asegurarse siempre de que sus registros están actualizados. Ya sea en certificados de seguro, resultados financieros, salud y seguridad, política medioambiental o cursos de formación, las empresas deben asegurarse de que toda la información sea relevante y se actualice con regularidad. Esto no solo facilita al proveedor el control de sus políticas y documentos, sino que también ayuda al comprador a tomar decisiones mejor informadas.

3. Busca la mejora continua

Si el proveedor demuestra a los compradores que su empresa está comprometida con la mejora continua, aprendiendo de los resultados de las auditorías y logrando mejores puntuaciones año tras año, es una señal favorable de que están cumpliendo constantemente con las cada vez más exigentes normas de los compradores.

4. Demuestra innovación

La innovación es una tendencia clave en la cadena de suministro en la actualidad, y como comprador debes buscar signos de ello en los proveedores con los que trabajarás, ya que podría ser lo que te dé una ventaja competitiva. Por lo tanto, es importante que los proveedores ofrezcan innovación pero, al mismo tiempo, cumplan con las normas. Estos dos factores deben ir de la mano.

5. Tiene una actitud proactiva

Por último, pero no menos importante, el proveedor perfecto debe tener una actitud proactiva. Para saber esto, es necesario conocer y preguntar cómo trabaja ese potencial proveedor al que vas a elegir para que suministre los productos o materias primas para tu negocio.

Además de tener una buena calidad en sus productos o servicios, también es importante que se preocupe por la seguridad y el bienestar de los empleados, así como por el medio ambiente. Al elegir un proveedor con una actitud proactiva, también podrás asegurar que tu relación comercial sea más duradera y sostenible a lo largo del tiempo.

En resumen, seleccionar y evaluar a tus proveedores no solo implica buscar precios bajos o productos de calidad, sino también considerar valores compartidos, establecer criterios claros de evaluación y buscar características como el cumplimiento de normas, la actualización de información, la mejora continua, la innovación y una actitud proactiva. Realizar este proceso adecuadamente puede ser fundamental para el éxito y crecimiento de tu negocio a largo plazo.