Cómo se calcula el flujo de efectivo

El flujo de efectivo es uno de los documentos básicos que todo negocio debe de elaborar para  que le ayuden a tomar decisiones inteligentes como ajustar precios, negociar con proveedores, calcular mejor la compra de insumos, etc.

Es decir, es una cuestión de tener buenos hábitos financieros que al final del día pueden mejorar la rentabilidad y por lo tanto la longevidad de las empresas. Por ello, es muy importante que los emprendedores sepan cómo se calcula o en caso de que cuenten con el apoyo de un experto tengan nociones básicas de cómo se realiza para entender el estado financiero del negocio.

El flujo de efectivo es un documento que te permite conocer en que se usa el dinero en tu negocio ya que es donde se registra todas las entradas y salidas del mismo. Con esta herramienta podrás visualizar claramente la cantidad de recursos económicos, ya sea que estén en la caja o la cuenta bancaria de tu empresa.

Ingresos y egresos en el flujo de efectivo

Como ya comentamos,  el flujo de efectivo por definición se trata un documento que registra todos los ingresos y egresos de un negocio pero debes tener cuidado a la hora de dividir el dinero en estos rubros, ya que aunque estas definiciones parecieran simples, es muy importante no confundir las ventas con los ingresos.

Por ejemplo, si tu vendes pero tus clientes te pagan a crédito, ese dinero no lo debes contar como ingreso, hasta que el monto por el valor de la venta esté liquidado. Por otra parte los egresos, son únicamente aquellos que se tienen que pagar en el mes que corre. Por ejemplo, algunos servicios como la luz se pagan bimestralmente, lo que significa que en un mes estos rubros sí van a estar documentados en el flujo de efectivo y al siguiente mes no.

Estos detalles son importantes ya que te ayudarán a proyectar cuánto dinero necesitarás tener disponible en caja o cuentas bancarias.

Tres pilares clave para calcular el flujo de efectivo

Para calcular es importante que sepas que en este documento los recursos económicos se categorizan en tres elementos: actividades de operación (nóminas, renta, ventas etc.), actividades de inversión (compra de equipo o activos fijos), actividades de financiamiento (préstamos o inversiones). También considera que cualquiera de estas tres actividades puedes llegar a tener ingresos o egresos de efectivo.

A continuación te ponemos un ejemplo de cómo se ve un flujo de efectivo más sencillo.

Digamos que tienes un local de tacos de guisado, en el primer mes recibes 100 pesos de ventas, pero llega una persona a pedir que prepares una taquiza para un evento privado. La cotización que le haces por ese evento son 20 pesos y este cliente acepta y te da 10 pesos de anticipo, porque el servicio lo deberás realizar hasta el mes 3.  

Por eso, en el primer mes solo debes colocar los 100 pesos de ventas y los 10 pesos de anticipo que ya recibiste, no pones los otros 10 pesos del evento porque es dinero que tu negocio aún no ha recibido y por lo tanto es dinero que no está disponible.

En el segundo mes vendes los mismos 100 pesos pero en esta ocasión la inversión que tienes que hacer para tu producto (los tacos de guisado) debe ser mayor que el mes anterior para hacer el evento que ya habías pactado. Como esta inversión es un poco mayor, el flujo de efectivo quedaría negativo pero para no dejar de aprovechar la oportunidad del evento, pides un préstamo y recibes 100 pesos. Ese dinero se registra en el flujo de efectivo como ingreso porque es dinero que recibes en tu cuenta bancaria y se registrará como egreso de dinero cuando tengas que hacer los pagos de las mensualidades.

En conclusión

La fórmula más básica para registrar el flujo de efectivo es entradas de dinero, menos las salidas del dinero, pero debes poner mucha atención de cómo organizas las partidas por las actividades correspondientes y sobre todo debes tener mucho cuidado en el cómo se registran los ingresos y egresos.

Recuerda, estos son temas de educación financiera básica para tu negocio y el flujo de efectivo es solo una de las herramientas que puede ayudar a tener buenos hábitos y por lo tanto generar bienestar para tu negocio.