Qué es flujo de efectivo (incluye plantilla para calcularlo)

Contenido publicado originalmente por Sandra Torres en enero de 2021

Empecemos con una pregunta, ¿sabes cuánto dinero entra y sale de tu negocio? Si tu reacción inmediata fue dudar, significa que debes crear un documento de flujo de efectivo que te permitirá entender cuánto dinero tienes disponible para realizar todas las actividades de tu negocio que requieran dinero.

Así es, a diferencia de lo que muchos piensan, el flujo de efectivo es un documento y no el dinero en billetes y monedas que tienes en tu negocio. Sabemos que este tema puede ser complicado porque probablemente hay mucha terminología, pero aquí vamos a explicar este tema de manera muy simple.

Podríamos señalar que el flujo de efectivo es un documento que te permite registrar las entradas y salidas del efectivo de tu negocio, durante un periodo de tiempo en específico. En términos más técnicos es un estado financiero, al que también se le conoce cómo flujo de caja.

Antes de comenzar a hablar sobre el flujo de efectivo y cómo lo puedes calcular, es necesaro explicar otros conceptos como entradas de efectivo, que son todos los movimientos que aumentan el dinero disponible en tu negocio; mientras que las salidas de efectivo: son todas las actividades que disminuyen el dinero disponible,

Es decir una entrada de efectivo es la venta que realizas de tu producto o servicio, mientras que las salidas son las compras que debes realizar para producir tus productos, sueldos o rentar un espacio.

¿Qué es el flujo de efectivo?

Es uno de los estados financieros esenciales en tu negocio, por lo tanto es un documento que tiene la información necesaria para conocer la capacidad de tu negocio de generar dinero, cuáles son tus obligaciones financieras o cómo entra el dinero. Por ejemplo, no es lo mismo tener mucho efectivo en tu negocio porque pediste un préstamo, a tener una gran entrada de dinero por ventas.

Es decir, el flujo de efectivo te permite tener orden y claridad, pues a través de este documento, sabes cómo se comporta el dinero en tu negocio. Es uno de los documentos básicos que toda empresa o negocio debe de elaborar para que le ayuden a tomar decisiones inteligentes como ajustar precios, negociar con proveedores, calcular mejor la compra de insumos, etc.

Es decir, implementarlo significa adoptar buenos hábitos financieros que al final del día pueden mejorar la rentabilidad y por lo tanto la longevidad de las empresas. Por ello, es muy importante que los emprendedores sepan cómo se calcula o en caso de que cuenten con el apoyo de un experto, tengan nociones básicas de cómo se realiza para entender el estado financiero del negocio.

Ingresos y egresos en el flujo de efectivo

Como ya comentamos, el flujo de efectivo por definición se trata del registro continuo de todos los ingresos y egresos de un negocio, pero debes tener cuidado a la hora de dividir el dinero en estos rubros, ya que aunque estas definiciones parecieran simples, es muy importante no confundir las ventas con los ingresos.

Por ejemplo, si tu vendes pero tus clientes te pagan a crédito, ese dinero no lo debes contar como ingreso, hasta que el monto total por el valor de la venta esté liquidado. Por otra parte, los egresos, son únicamente aquellos que se tienen que pagar en el mes que corre; por ejemplo, algunos servicios como la luz se pagan bimestralmente, lo que significa que en un mes estos rubros sí van a estar documentados en el flujo de efectivo y al siguiente mes no.

Estos detalles son importantes ya que te ayudarán a proyectar cuánto dinero necesitarás tener disponible en caja o cuentas bancarias.

Tres pilares clave para calcular el flujo de efectivo

Para calcular tu flujo de efectivo es importante que sepas categorizar los recursos en tres elementos: actividades de operación, es decir todos aquellos gastos que sean propias de la nómina, el pago de renta o ventas; las actividades de inversión en donde se incluyen compra de equipo o activos fijos; y finalmente las actividades de financiamiento como los préstamos o inversiones).

También considera que cualquiera de estas tres actividades puedes llegar a tener ingresos o egresos de efectivo. Para que lo entiendas, aquí te ponemos un ejemplo de cómo se ve un flujo de efectivo más sencillo.

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Digamos que tienes un local de tacos de guisado, en el primer mes recibes 500 pesos de ventas, pero llega una persona a pedir que prepares una taquiza para un evento privado. La cotización que le haces por ese evento son mil pesos y el cliente acepta, por lo que te da 500 pesos de anticipo, porque el servicio lo deberás realizar en tres meses.

Por eso, en el primer mes solo debes colocar los 500 pesos de ventas y los 500 pesos de anticipo que ya recibiste, no pones los otros 500 pesos del evento porque es dinero que tu negocio aún no ha recibido y por lo tanto es dinero que no está disponible.

En el segundo mes vendes 400 pesos, pero en esta ocasión la inversión que tienes que hacer para tu producto tiene que ser mayor al mes anterior para hacer el evento que ya habías pactado. Como esta inversión es un poco mayor, el flujo de efectivo quedaría negativo pero para no dejar de aprovechar la oportunidad del evento, pides un préstamo y recibes 800 pesos.

Ese dinero se registra en el flujo de efectivo como ingreso porque es dinero que recibes en tu cuenta bancaria y se registrará como egreso de dinero cuando tengas que hacer los pagos de las mensualidades.

Así funciona el registro del flujo de efectivo, pero para que no te quede duda cómo hacerlo, te compartimos un archivo que te ayudará a llevarlo correctamente. Solo deja tu correo y obténlo.

¿Qué puedes hacer con esta información?

Con este documento podrás conocer cuánto efectivo está generando tu empresa con sus operaciones comerciales principales. Si el subtotal de esta sección es muy bajo o negativo, significa que la empresa no está generando suficiente efectivo a través de sus actividades comerciales principales, lo que podría convertirse en un problema.

Un déficit en el flujo de efectivo de las actividades operativas tendrá que ser compensado por medio de actividades financieras o de inversión, o usando las reservas de efectivo de periodos anteriores. En caso de que estés invirtiendo tu dinero, entonces podrás encontrar entradas de las ganancias de las emisiones de acciones y deudas.

Así que, la próxima vez que veas tu estado de flujo de efectivo, no lo pases por alto. No es tan complejo como piensas, ve con detenimiento los subtotales de cada sección principal y entiende cómo tu negocio está generando y usando su efectivo, para actuar correctamente en el momento adecuado.

Mejora tu flujo de efectivo

Generar ganancias en tu negocio es un proceso a largo plazo, porque las primeras utilidades que obtengas serán para pagar deudas, reinvertir en tu negocio e incluso repartirlas entre tus socios antes de que primero comiences a tener verdaderas utilidades, pero una vez que las tengas es importante que conozcas estos tres tips que te ayudarán a mejorar tu flujo de efectivo.

1. Lleva un registro minucioso

Que ningún ingreso o egreso se te escape, lo que permitirá realizar un pronóstico financiero.

El flujo de efectivo es como un mapa que te indica dónde se encuentra tu situación financiera actualmente y dónde estará –aproximadamente– en el futuro. Es muy importante ya que algunas pequeñas y medianas empresas (pymes) no están preparadas para solventar los costos asociados con su crecimiento continuo y esto puede llevarlas a sufrir dificultades económicas.

Pongamos un ejemplo: si tuvieras más ventas, contratarías a más empleados y conseguirías un inventario más grande, ¿cierto? Está muy bien, pero eso se traduce en dinero que saldrá de tu negocio por adelantado y que no sabes cuándo volverá. De una situación como ésta surge la importancia de llevar un control riguroso de los ingresos y salidas de tu dinero, que te permita prever cualquier inconveniente.

2. Revisa los acuerdos que tienes con tus clientes o proveedores

Si tienes problemas con el flujo de efectivo que tu negocio necesita para seguir operando, revisa si están equilibradas las cuentas y subcuentas que involucran a tus clientes y proveedores. Por ejemplo, si tú acostumbras pagar a tus proveedores cada 20 días, pero recibes dinero de tus clientes o deudores hasta 31 días después, necesitarás dinero para aguantar los 11 días de diferencia.

Debes asegurar que tu negocio no tenga problemas de liquidez o deudas a corto o mediano plazo. Para ello, puedes reducir los plazos de cobranza, cobrar intereses a los clientes que no paguen a tiempo e incluso dar incentivos para los clientes que pagan pronto.

3. Establece una disciplina de pagos

Para agilizar tus ventas, podrías utilizar un sistema de cobro integral –como una terminal para celular– que te permita aumentar las ventas de contado y solucionar algunas de estas preocupaciones:

Recibir rápido los pagos de tus ventas.
Tener acceso a los registros históricos de tus ventas con tarjeta.
Ofrecer practicidad y seguridad a tus clientes.
Ofrecer descuentos o promociones para vender los productos que tienen un desplazamiento lento.
Resolver las disputas y contracargos con facilidad a través de los comprobantes de pago.
Toma en cuenta que las terminales móviles y/o bancarias mejoran el tiempo en que recibes el pago de tus productos o servicios, mientras te ayudan a mejorar tu atención al cliente.

Recuerda que lo más importante para administrar exitosamente tu flujo de efectivo es controlar el dinero –físico o no– que entra a tu negocio y el dinero que sale. Esto significa involucrarte en todos los aspectos de tu negocio: desde revisar las ventas que tuviste diaria, semanal y mensualmente, hasta fijar tus precios adecuadamente.

Consejos para adoptarlo

Sé realista con los números, pues al final de cada mes deberá acostumbrarte a revisar todos los datos financieros, revisa los datos reales en comparación con el presupuesto. Ten una expectativa de cómo crees que han ido las cosas y compárala con lo que realmente ha pasado.

Es importante controlar tus gastos, para ello, la elaboración de presupuestos y previsiones es una forma natural de plantear la conversación sobre las finanzas. Quítate de encima la incomodidad y planea tener esas conversaciones todos los meses. Mira tus estados financieros cada mes y comprueba cuánto estás gastando.

Solicita ayuda externa, al fin y al cabo, alguien tiene que llevar los libros y registros con exactitud, esto es fundamental para la construcción de un futuro.

En conclusión

La fórmula más básica para registrar el flujo de efectivo es entradas de dinero, menos las salidas del dinero, pero debes poner mucha atención de cómo organizas las partidas por las actividades correspondientes y sobre todo debes tener mucho cuidado en el cómo se registran los ingresos y egresos.

Recuerda, estos son temas de educación financiera básica para tu negocio y el flujo de efectivo es solo una de las herramientas que puede ayudar a tener buenos hábitos y por lo tanto generar bienestar para tu negocio.