Qué es flujo de efectivo

¿Qué es el flujo de efectivo y cómo calcularlo?

Empecemos con una pregunta, ¿sabes cuánto dinero entra y sale de tu negocio? Si tu reacción inmediata fue dudar, significa que no tienes claro esta información y por lo tanto, debes crear un documento de flujo de efectivo que te permitirá saber esta información, conocer cuánto dinero tienes disponible para realizar todas las actividades que requieran de él.

Así es, a diferencia de lo que muchos piensan, el flujo de efectivo es el registro de información que tienes sobre el movimiento de tu dinero y no el dinero en billetes y monedas que tienes en tu negocio. Sabemos que este tema puede ser complicado porque probablemente hay mucha terminología, pero intentaremos explicar este tema de manera muy simple. 

Podríamos señalar que el flujo de efectivo es un documento que te permite registrar las entradas y salidas del efectivo de tu negocio, durante un periodo de tiempo en específico. En términos más técnicos es un estado financiero, al que también se le conoce cómo flujo de caja.

Antes de comenzar a hablar sobre el flujo de efectivo y cómo lo puedes calcular, es necesario explicar otros conceptos como entradas de efectivo: que son todos los movimientos que aumentan el dinero disponible en tu negocio; mientras que las salidas de efectivo: son todas las actividades que disminuyen el dinero disponible.

Es decir, una entrada de efectivo es la venta que realizas de tu producto o servicio, mientras que las salidas son las compras que debes realizar para producir tus productos, sueldos o rentar un espacio. 

¿Qué es el flujo de efectivo?

Es uno de los estados financieros esenciales en tu negocio, por lo tanto es un documento que tiene la información necesaria para conocer la capacidad de tu negocio para generar dinero, cuáles son tus obligaciones financieras o cómo entra el dinero. Por ejemplo, no es lo mismo tener mucho efectivo en tu negocio porque pediste un préstamo, que tener una gran entrada de dinero por ventas.

Es decir, el flujo de efectivo te permite tener orden y claridad, pues a través de este documento, sabes cómo se comporta el dinero en tu negocio. Es uno de los documentos básicos que toda empresa o negocio debe de elaborar, pues te ayudará a tomar decisiones inteligentes, como ajustar precios, negociar con proveedores, calcular mejor la compra de insumos, etc. 

Implementarlo significa adoptar buenos hábitos financieros que al final del día pueden mejorar la rentabilidad y por lo tanto la longevidad de las empresas. De ahí la importancia de cómo calcularlo o en caso de que cuentes con el apoyo de un experto, tengas nociones básicas de cómo se realiza para entender el estado financiero cuando te lo muestren.

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Ingresos y egresos en el flujo de efectivo

Como ya comentamos, el flujo de efectivo por definición se trata del registro continuo de todos los ingresos y egresos de un negocio, pero debes tener cuidado a la hora de dividir el dinero en estos rubros, ya que aunque estas definiciones parecieran simples, es muy importante no confundir las ventas con los ingresos. 

Por ejemplo, si tu vendes pero tus clientes te pagan a crédito, ese dinero no lo debes contar como ingreso, hasta que el monto total por el valor de la venta esté liquidado. Por ejemplo, si tu negocio tiene una entrada de 10 mil pesos y una salida de 8 mil pesos, el balance final es de 2 mil. Esta cifra se conoce como el flujo neto de efectivo del periodo y es la cantidad total de dinero que entra o sale de tu emprendimiento.

Por otra parte, los egresos, son únicamente aquellos que se tienen que pagar en el mes que corre; por ejemplo, algunos servicios como la luz se pagan bimestralmente, lo que significa que en un mes estos rubros sí van a estar documentados en el flujo de efectivo y al siguiente mes no. 

Conocer esta información te permitirá identificar qué partidas están afectando tus ingresos de manera positiva o negativa y así poder tomar decisiones financieras más precisas.

Estos detalles son importantes ya que te ayudarán a proyectar cuánto dinero necesitarás tener disponible en caja o cuentas bancarias.

Elementos clave para calcular el flujo de efectivo

Para calcular tu flujo de efectivo es importante que sepas categorizar los recursos en tres elementos:

• Las actividades de operación tienen que ver con las cosas principales que hace la empresa para ganar dinero, como vender productos o prestar servicios. También incluye otros gastos y pagos que se hacen regularmente.
• Las actividades de inversión se refieren a cómo la empresa invierte su dinero en cosas a largo plazo, como equipos o inversiones en otras empresas.
• Las actividades de financiación son las formas en que la empresa obtiene dinero, ya sea pidiendo préstamos o vendiendo acciones de la empresa.

En resumen, el flujo de efectivo muestra cómo el dinero entra y sale de una empresa y ayuda a entender cómo se maneja el dinero.

¿Para qué me sirve calcular el flujo de efectivo?

Con este documento podrás conocer cuánto efectivo está generando tu empresa con sus operaciones comerciales principales. Si el subtotal de esta sección es muy bajo o negativo, significa que la empresa no está generando suficiente efectivo a través de sus actividades comerciales principales, lo que podría convertirse en un problema.

Un déficit en el flujo de efectivo de las actividades operativas tendrá que ser compensado por medio de actividades financieras, inversiones o utilizando reservas de efectivo de periodos anteriores. En caso de que estés invirtiendo tu dinero, entonces podrás encontrar entradas de las ganancias de las emisiones de acciones y deudas.

Así que, la próxima vez que veas tu estado de flujo de efectivo, no lo pases por alto. No es tan complejo como piensas, ve con detenimiento los subtotales de cada sección principal y entiende cómo tu negocio está generando y usando su efectivo, para actuar correctamente en el momento adecuado.

Mejora tu flujo de efectivo

Generar ganancias en tu negocio es un proceso a largo plazo, porque las primeras utilidades que obtengas serán para pagar deudas, reinvertir en tu negocio e incluso repartirlas entre tus socios antes de que primero comiences a tener verdaderas utilidades, pero una vez que haya es importante que conozcas estos tres tips que te ayudarán a mejorar tu flujo de efectivo.

1. Lleva un registro minucioso

El flujo de efectivo es como un mapa financiero que te muestra dónde te encuentras actualmente y dónde podrías estar en el futuro. Es importante porque te ayuda a entender cómo entra y sale el dinero de tu negocio. Si tienes más ventas y crecimiento, eso significa más gastos y salidas de dinero. 

Por eso es crucial llevar un control riguroso de tus ingresos y gastos para poder prever y solucionar cualquier problema que pueda surgir. Puedes tomar medidas, como establecer un fondo para cubrir déficits de efectivo, ofrecer descuentos a clientes que paguen pronto y tener opciones de pago flexibles, entre otras estrategias. También es recomendable mantener tus cuentas ordenadas en un solo banco para una mejor organización.

2. Disminuye costos y gastos

Busca oportunidades de reducir costos siempre que sea posible, como negociar mejores tarifas con proveedores o vendedores y minimizar los gastos generales. Automatiza procesos para ahorrar tiempo y dinero, busca alternativas de ahorro, como alquilar en lugar de comprar equipos. 

Ahorrar dará más dinero disponible para cubrir las necesidades de tu empresa. Una buena idea es crear un presupuesto para los insumos, comparar precios de proveedores y fomentar una cultura de ahorro en la compañía. 

3. Ayúdate de la tecnología

Utiliza terminales punto de venta que te ayudarán a recibir rápido los pagos de tus ventas, ofrecer practicidad y seguridad a tus clientes, también te permite crear descuentos o promociones para vender los productos que tienen un desplazamiento lento.

De forma administrativa, puedes tener acceso a los registros históricos de tus ventas con tarjeta y resolver las disputas y contracargos con facilidad a través de los comprobantes de pago.

Para administrar exitosamente tu flujo de efectivo, es fundamental tener control sobre el dinero que entra y sale de tu negocio, ya sea en forma física o electrónica. Esto implica revisar tus ventas a diario, semanalmente y mensualmente, así como establecer precios adecuados. En resumen, es importante mantener un seguimiento y control constante de tus transacciones financieras para garantizar el éxito de tu negocio.

Consejos para adoptar un flujo de efectivo

Sé realista con los números, pues al final de cada mes deberá acostumbrarte a revisar todos los datos financieros, revisa los datos reales en comparación con el presupuesto. Ten una expectativa de cómo crees que han ido las cosas y compárala con lo que realmente ha pasado.

Es importante controlar tus gastos, para ello, la elaboración de presupuestos y previsiones es una forma natural de plantear la conversación sobre las finanzas. Quítate de encima la incomodidad y planea tener esas conversaciones todos los meses. Mira tus estados financieros cada mes y comprueba cuánto estás gastando.

Solicita ayuda externa, al fin y al cabo, alguien tiene que llevar los libros y registros con exactitud, esto es fundamental para la construcción de un futuro. 

En conclusión

La fórmula más básica para registrar el flujo de efectivo es entradas de dinero, menos las salidas del dinero, pero debes poner mucha atención de cómo organizas las partidas por las actividades correspondientes y sobre todo debes tener mucho cuidado en el cómo se registran los ingresos y egresos. 

Recuerda, estos son temas de educación financiera básica para tu negocio y el flujo de efectivo es solo una de las herramientas que puede ayudar a tener buenos hábitos y por lo tanto generar bienestar para tu negocio.