Por qué tener un inventario en tu negocio

Tener un inventario, y posteriormente mantener su control, es pieza clave en la administración de un negocio, sin embargo pocas veces es atendido correctamente por diferentes circunstancias, pero el principal factor es que los pequeños negocios no le toman la importancia necesaria, lo que muchas veces provoca fallas de administración en las empresas.

La palabra inventario es algo que, quizá muchas veces has escuchado, a pesar de que no tengas una empresa o seas nuevo en esto del emprendimiento. Lo has escuchado tanto que piensas que lo entiendes, aunque jamás lo hayas utilizado en tu vida diaria; por ello, para que lo comprendas mejor hablaremos de la importancia de tenerlo y llevarlo correctamente.

¿Qué es un inventario?

Antes de hablar sobre inventarios, tenemos que explicar ¿qué son? Podemos decir que un inventario es el almacenamiento de bienes materiales durante un periodo de tiempo, los cuales te ayudarán a vender tu producto o servicio en la actualidad o están ahí para hacerlo en un futuro.

Por su parte, la Real Academia Española define al inventario como el “Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión”. Así que no solo incluye el almacenamiento, sino también al ordenamiento de esos bienes, por lo tanto se entiende que un inventario puede ser al almacenamiento, el ordenamiento o la mezcla de ambos.

Como ves, es necesario tener productos almacenados y debidamente ordenados para que tu negocio siga funcionando, así como prevenir adecuadamente, lo que te permitirá seguir ofreciendo un servicio de calidad a lo largo del tiempo, de lo contrario terminarás fallando a tus clientes y proveedores.

¿Para qué sirve un inventario?

Quizá la pregunta que te estés haciendo es para qué sirve acumular y ordenar todos tus bienes, pues básicamente para mejorar dos procesos indispensables en todos los negocios: el abastecimiento de tus materias primas y cubrir adecuadamente la demanda con los productos o servicios que ofrece tu negocio.

En el caso del abastecimiento, con un inventario puedes estar preparado para pedir insumos que te hagan falta a tiempo. Respecto a cubrir la demanda, es tu inventario de producto terminado que te permite conocer cuánto tienes de cada producto por lo que puedes estar listo y preparar más antes de que tus productos se terminen.

Al tener un inventario, planearás mejor ya que te dará una idea más clara del tiempo que necesitas para solicitar tu materia prima, así como cuántos productos necesitas crear para cubrir la demanda, porque la experiencia te enseñará a considerar factores externos e internos.

Aunque no lo hayas pensado, también sirve para mejorar tu servicio al cliente, ya que siempre estarás listo para cubrir la demanda y tus clientes no se llevarán una decepción en el caso de que lleguen a tu establecimiento y no encuentren lo que estaban buscando porque se te terminó.

Otra de las ventajas de tener un inventario es que te ayuda a prevenirte para la fluctuación en los precios del mercado, así que encontrar precios más bajos en un momento, te permitirá adquirirlos y tenerlos resguardados, antes de comiencen a elevar sus costos. Ten en cuenta que para que esto funcione, deberán estar involucrados los responsables de finanzas y evaluar si es buen momento para comprar más de lo que se necesita.

¿Qué negocios pueden tener un inventario?

No importa que vendas u ofrezcas en tu negocio, básicamente cualquier empresa necesita mantener el control de los productos que vende, así evitará robos hormiga, mermas o desperdicios que podrían afectar seriamente las utilidades de tu negocio.

Si perteneces al sector manufacturero, de servicio, distribución, venta, belleza, restaurante o cualquier otro, puedes utilizar un inventario para mejorar tu administración, corregir tus procesos y prevenirte ante cualquier situación.

Lo ideal es que lo adaptes a tu tipo de negocio, forma de trabajo y giro, porque desde una taquería, hasta una tiendita pueden implementarlo, pero no de la misma forma funciona para uno y para otro, así que a continuación explicamos cómo realizar un inventario y las formas más comunes que existen para hacerlo.

¿De qué forma realizo un inventario?

Ahora que ya sabes un poco más de qué son los inventarios y para qué sirven, es momento de implementar uno, pero no cualquiera, tienes que saber que existen diferentes tipos y su clasificación depende al tipo de industria o negocio que tienes, así como al acomodo que les des a tus productos, por lo tanto, es necesario explicar las firmas más sencillas de hacer uno.

Inventarios según el momento

Aquí se podrá incluir el inventario inicial, que no es más que los insumos con los que cuentas antes de adquirir más o que vendas el que actualmente tienes. 

El segundo caso es el inventario final, y esto es el recuento de existencias de tus insumos una vez que termine un periodo definido, que usualmente es un periodo contable, y sirve para determinar tu situación patrimonial; es decir, queda establecido en papel qué es lo que no vendiste o transformaste.

Inventarios según la logística

Esta clasificación está pensada en la operación y el área de logística, por lo que se puede tomar en cuenta los de lote y son aquellos que se operan conforme a un lote, es decir una cantidad determinada de artículos que se reciben o producen en una fecha determinada. Con los inventarios de lote se reducen los costos porque se surte en grandes cantidades 

También se encuentran los inventarios estacionales, están pensados para cumplir una demanda de momento y se trabajan de esta manera para satisfacer la demanda de temporalidad, como el día de muertos o la navidad.

Los inventarios de seguridad son parte de los inventarios según la logística y existen para cubrir la incertidumbre en la demanda u oferta de artículos. Usualmente son llamados así porque son una especie de amortiguador en caso de una ligera crisis, como una huelga de parte del proveedor o vacaciones.

Inventarios según la periodicidad

Aquí se puede establecer el inventario perpetuo es un tipo de inventario según el momento, el cual te permite conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de realizar inventarios físicos.

En el área contable te permite descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de los insumos que debiera haber. Este tipo de inventarios te permiten mantener tu local siempre abierto porque no es necesario cerrar para hacer un conteo, ya que siempre se está monitoreando.

También, otro tipo de inventario llevado a cabo por periodicidad, es el inventario periódico en donde se establecen fechas específicas para contabilizar todos tus insumos o mercancías, es cuando comúnmente vemos a un negocio que dice: cerrado por inventarios, pues requiere mucho tiempo y esfuerzo para que se lleve a cabo.

Inventarios según la forma

En el caso de los sistemas de producción, como puede ser una panadería, carpintería y todos ellos que requieran materia prima para ser transformada, la forma más sencilla de clasificarlos es a través del valor agregado durante el proceso de manufactura. Es decir, se clasifican en materia, producto en proceso y producto terminado.

Para el caso de materia prima, se entiende como todos los materiales necesarios para crear un nuevo producto, como tornillos, pegamento o harinas; en lo referente al producto en proceso se puede decir inventario que espera ser procesado o ensamblado, también que está en un armado en bruto que necesita detalles para salir a la venta.

Los productos terminados son eso, el producto final de los procesos de producción y que están a la venta al público en general. Aunque también puede ser un producto no precisamente a la venta, sino necesario para armar algo más, por ejemplo, una maderería que corta árboles y al final produce tablas o papel necesarios para armar muebles o crear libretas.

Entonces cuando hablen de un inventario en un giro de procesos de producción, usualmente se refieren al almacenamiento de material en que se encuentra la manufactura.

Estos no son todos los inventarios que existen, pero sí los más comunes, así que podrías verificar cuál de ellos se puede adaptar a tu negocio o de qué forma lo podrás implementar para obtener grandes resultados a la hora de administrar tu negocio.

Organización de tu inventario

Ya vimos de qué forma podemos clasificar a los inventarios, muchas veces relacionado con el momento que se está viviendo, pero también con el giro de tu empresa o negocio, así que con esto en mente, ahora te diremos las formas más comunes de organizar un inventario.

El método ABC

Es el más común ya que ayuda a clasificar tus bienes basándose en lo valioso que puede ser y no en el volumen que ocupan o la cantidad de ellos. De esta manera puedes determinar cuáles son los artículos más valiosos para registrarlos correctamente y tener una visión general de qué es lo importante y qué no tanto.

El orden de importancia dependerá del giro de tu negocio; por ejemplo, si tienes una panadería, lo más importante no es el pan hecho, es tu materia prima que podría caducar en cualquier momento y convertirse en merma. Pero en el caso de una fábrica, tu material más valioso es tu producto terminado porque eso es lo que vendes al público y lo que genera más ganancias.

Entonces lo que harás para clasificar bajo este método, es que a los artículos les vas a dar una letra partiendo de la A y llegando a la C, para clasificarlos de mayor a menor importancia, como ya dijimos, será la importancia dependiendo de tu giro, pero acá te ayudamos a darte una mejor idea.

Los artículos A son aquellos en donde tu empresa tiene su mayor inversión y por lo general representan el 20% del costo del inventario. Son los más costosos; pero como también mencionamos, pueden ser los más críticos en cuanto al uso que se requiere o para lo que se van a utilizar dentro de la empresa. 

Los artículos B, son aquellos que les corresponde el siguiente nivel y representan aproximadamente un 30% de los inventarios. Este porcentaje puede variar, no es fijo, pero sirve como ejemplo para entender mejor el caso.

Finalmente, los artículos C son aquellos que tienen un mayor volumen o los tenemos en mayor cantidad y representan un 50% de todos los artículos que tenemos en el inventario. Es la inversión más pequeña. 

Además de que ayuda a poner mayor énfasis a ciertos productos, esta clasificación permite que determines de una forma visual cuáles son los artículos a los que les tienes que poner mayor atención, ya que está al alcance de vista, no están tan escondidos y siempre te los encontrarás a la hora de ir al almacén.

El método Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)

Este método su nombre lo explica todo: todo lo primero que llega al almacén es lo primero que se va. De esta manera no te preocuparás de que tus productos caduquen o bajen de precio y todavía los tengas a un costo muy alto.

En él se tiene claro el registro de entrada de cada producto y las cantidades del mismo, así como la venta al momento para que quede registrado en el almacén. Así puedes renovar constantemente el almacén cuando se necesite. También con este método puedes decidir que no volverás a adquirir ese insumo porque no se vendió y tomar una decisión inmediata.

La ventaja de este tipo de método es que no necesitas un almacén grande porque estará poco tiempo en él. Así que con lo que tengas para la venta al público y un poco almacenado servirá para cubrir tu demanda y pedir de inmediato cuando no lo tengas. Quizá uno de los escenarios donde más funcione es en una tiendita.

El método Último en Entrar Primero en Salir (UEPS)

Sí, quizá ya lo adivinaste pero este método implica que los bienes agregados por última vez al inventario serán los primeros en ser retirados del inventario para la venta. Aunque parezca raro, o poco natural, hay empresas que tienen que utilizar este método para gestionar su inventario.

Los vendedores de productos de materias primas homogéneas que trabajan con inventarios a granel, como la piedra, la arena y los ladrillos. Por lo general y por razones de manejo y logística, tienen que hacer un inventario de la parte superior de grandes pilas o montones, dejando los lotes más antiguos en la parte inferior de las pilas durante mucho más tiempo.

Digamos que tienes una máquina expendedora y Las compañías tales como operadores de máquinas expendedoras, también tienen que elegir UEPS para la gestión de inventarios, ya que los primeros productos que ponen en sus máquinas se venden últimos.

Método de conteo cíclico

Este método es simplemente contar tus productos en una fecha determinada. Los productos que vas a cotejar serán seleccionados previamente y muchas veces estarán determinados por ser los más costosos, importantes, caros o difíciles de conseguir. 

Este es un método que se puede combinar con otro, ya que te permitirá decidir qué tipo de producto es relevante o te permite cotejar entre uno y otro para generar conteos veraces, que te permitirá detectar discrepancias en los inventarios y analizar las causas las produjeron.

El inventario ¿gasto o inversión?

Hemos hablado de qué es un inventario y cómo puedes tener uno, de qué manera te ayuda en tu día a día y de qué manera puede ayudar en tu negocio. Sin embargo, es importante que conozcas que el control de inventarios es indispensable para toda organización.

Según un artículo, una compañía manufacturera típica mantiene aproximadamente el 20% de su producción como inventario, y tiene un costo anual de mantener en inventario alrededor del 25% de su valor. Es decir, el 20% de su producción está en bodega y les cuesta el 25% mantenerla ahí.

Si los inventarios no son controlados adecuadamente, los costos podrían ser excesivos para tu negocio, lo que provocará que tu capacidad se reduzca y no tenga la posibilidad de competir con el mercado. 

Un control eficiente de inventarios es un factor determinante en la vida a largo plazo de la empresa.

Una de las preocupaciones más grandes para cualquier empresa es reducir los costos de tener un inventario, pero el problema no es únicamente por reducir las existencias de productos, sino establecer la estrategia adecuada para para administrar y controlar esas existencias. 

¿Cuánto me cuesta un inventario?

Es verdad que un inventario te costará dinero, personas y tiempo, pero siempre debes verlo como una inversión necesaria. Te permitirá asegurar la continuidad de tu producción y por lo tanto brindar un excelente servicio a tus clientes.

Podemos determinar cuatro tipos de costos para la administración de inventarios. Es muy importante identificarlos para controlarlos y no los veas como una carga en tu negocio.

Costos de preparación

Básicamente aquí puedes identificar costos que se generen al emitir una orden de producción o compra. Es decir, cuánto te cuesta generar el pedido, prepararlo, hacer el seguimiento, procesar las facturas o informes de la planta y preparar el pago. En este apartado también debes incluir el costo de la instalación del equipo necesario para generar tus productos o realizar tu servicios.

Costos de mantenimiento

Tener un producto almacenado te está costando dinero, por ello es necesario que tu inventario constantemente esté en rotación y dure poco almacenado. Aquí incluye costos por inversión, deterioro, obsolencia, seguro, impuestos. Además, te está costando manejo, seguridad, un espacio y requerimientos para mantener los registros. Ves la importancia de la rotación de tu inventario.

Costos de desabasto

Imagina que uno de tus productos es demandado por tus clientes y tú no lo tienes o no los suficientes. Esto también representa pérdida de dinero y peor, que tus clientes no confíen en tu servicio por el desabasto de algún producto.

Lo mismo pasa con la falta de materia prima, no podrás producir tu producto o no con la misma calidad y perderás ventas e incluso clientes. Es por ello, la importancia de tener un inventario, que te permitirá prevenirte ante la falta de un insumo.

Costos relacionados con la capacidad

Imagina que decides crecer tu inventario porque los pedidos están creciendo, así que tendrás que rentar una bodega más grande y por lo tanto, tendrás que aumentar a tu personal a cargo. De esta manera tendrás que pensar en contratar y capacitar más personal, comprar más equipo y prepararte para la curva de aprendizaje.

Es cierto que el manejo y administración de inventarios tiene estos costos, es muy importante tenerlos ya que te ayudarán a tener tus productos siempre disponibles, mantener el control sobre tus ventas y entender mejor a tus consumidores en determinadas temporalidades del año. Entonces, tener un inventario no resulta un gasto, sino una inversión clara para mejorar y crecer tu negocio.

El error de no tener un inventario

Como hemos visto, los principales problemas de no llevar un inventario son la discrepancia de artículos que supuestamente habías comprado y los que realmente hay, lo que significa varios problemas: 

• Baja producción de tus productos. Al no tener los insumos suficientes no estarás llegando a tus metas, por lo que muchos de tus clientes podrían quedar insatisfechos y probablemente estén buscando quien más solucione su demanda.
  
  
• Errores administrativos. Toda tu planeación puede venirse abajo si no tienes un inventario que te permita entender y prevenir el material suficiente para generar tus productos sin excederte.
  
  
• Robo de tu material. Al no tener contabilizado todo el material que posees, podrías estar sufriendo robo hormiga de parte de tus trabajadores y “clientes”, ya que no podrás darte cuenta de cuándo esto suceda y actuar de inmediato.

El tema de robos es tan importante que  la Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales (ANTAD) señala el robo hormiga causa al año cerca de 140 mil millones de pesos en pérdidas.

Catálogo Clip

Ahora que ya conoces más sobre los inventarios, la importancia de contar con uno y qué tipos existen, es momento de realizar uno en tu negocio y para ayudarte, Clip tiene un Catálogo digital completamente gratuito. 

Es posible registrar todos tus productos, marcar una venta y de inmediato se descontará de tu inventario. Además, te permitirá cobrar más rápido y sencillo, porque puedes entrar directamente al catálogo para seleccionar los productos vendidos. 

Incluso podrás cobrar utilizando la cámara de tu dispositivo como si fuera un lector de código de barras. O culminar la venta mediante el cobro por Pagos a Distancia, ya que puedes compartirlo con tus clientes al enviar un enlace único por medio de redes sociales las veces que necesites. 

Cuando el cliente elija su producto, enseguida le podrás enviar una liga de pago para completar la venta. Para esto, primero debes publicar en línea tu Catálogo, es decir, aceptar los términos y condiciones para que pueda ser compartido por medio de WhatsApp, redes sociales, correo electrónico o mensaje SMS. Obtendrás un enlace exclusivo para tu negocio y podrás actualizar cuando lo necesites, sin costo.

Esta solución es de gran ayuda para los negocios que aún no cuentan con un sitio web, porque permite que los clientes puedan visualizar en línea tus productos de una forma más formal. 

Activa el Catálogo en sencillos pasos

Si no tenías registrado ningún producto o eres un nuevo usuario, simplemente ingresa a la app Clip, ve a Ajustes y activa Catálogo.

Ahora, en la pantalla de transacciones hay cuatro íconos en la parte superior.

El primero, de izquierda a derecha, te permitirá realizar una transacción como normalmente la haces; el segundo es donde aparecerá el registro de todos tus productos, en caso de que no hayas registrado nada te mostraremos cómo hacerlo.

El tercero de izquierda a derecha te permitirá abrir la cámara para realizar la transacción al leer el código de barras de tu producto, que previamente hayas registrado, y así simplemente escanearlo. El último es un carrito de compras que te permitirá ver el resumen de todo lo que estás por cobrar.

Registra productos

Para registrar todos tus productos es necesario que vayas a la aplicación Clip y selecciones la opción Catálogo, ahí encontrarás dos menús: productos y categorías. Dependerá de ti por cual iniciar.

En la opción de Productos podrás dar de alta cada uno de los productos o bienes que tienes, los podrás registrar uno por uno a través de la app, elige una fotografía, color o algo que los identifique y posteriormente escribe el nombre del producto.

A continuación, pon el precio a la venta al público y en caso de que cuente con un código de barras y así lo quieras registrar, da clic en el ícono y abrirá la cámara para que lo registres correctamente. No olvides poner la cantidad de estos productos con las que cuentas en tu inventario.

En caso de que tengas una Categoría dada de alta, es aquí donde deberás dársela. Por ejemplo, si es un refresco de limón, podrías agregarlo a la categoría de Sodas. Finalmente si hay una variante específica de ese producto, puedes agregarla, en este caso, si estás dando de alta un refresco de limón, una variante podría ser de dieta. Sigue los mismos pasos y listo.

Para la opción de Categorías el proceso es similar, agrega una foto o imagen que los identifique, ponle nombre y si no tenías productos en esta categoría, podrás añadirlos. Para ello, es necesario tener productos registrados y selecciona la casilla de aquellos que pertenecen a esta categoría. Finalmente da clic en Confirmar y listo.

De esta manera tu inventario dentro de la app Clip quedará organizado por Categoría, posteriormente Producto y al final por variante. Cada que realices una venta, automáticamente se descontará el producto de tu inventario para que lleves un mejor control y administración de todo lo que vendes.