¿Qué son las conciliaciones y cómo hacerlas?

A medida de que tu negocio va creciendo, es necesario que implementes nuevas herramientas, sigas nuevas rutas y optimices recursos, para que todo sea cada vez más simple y rápido. 

Al ahorrar tiempo en procesos simples, podrás enfocarte en muchas otras cosas relevantes en tu negocio, desde estrategias de marketing hasta formas de trabajo más efectivas que beneficien a tus empleados y a tu negocio. 

Esto porque muchos negocios que van en crecimiento creen que los procesos contables son cosa de un profesional y el dueño o encargado no tiene nada que ver con los números, pero están en un error. Hacer cuadrar los números es responsabilidad de toda la organización y aquí explicaremos un poco más de estos procesos fundamentales.

¿Qué es la conciliación en contabilidad?

La palabra conciliación se refiere a resolver un asunto mediante un “árbitro” para llegar a un arreglo, sin embargo, en términos de contabilidad es la comparación de información (usualmente de dos conjuntos) para detectar diferencias.

Hablando de forma más técnica, es cuando en cuenta contable se ajusta su saldo contable con respecto a su saldo real, es decir que cuando una empresa o negocio se pone a conciliar sus cuentas, busca que los datos de un conjunto figuren en el otro, estén completos y sean coherentes. 

Sin embargo, hay otro tipo de conciliación que es más común entre las empresas y no es tan técnico como el anterior y es la conciliación bancaria que es un proceso rutinario que consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa coincide con los saldos que reflejan los extractos bancarios. 

Si al cerrar un mes (o por la temporalidad que se haga la conciliación) el saldo de las cuentas bancarias no coincide con el saldo en las cuentas contables, hay que llevar un control de esas diferencias y analizar el motivo de las inconsistencias.

¿Para qué sirve una conciliación contable?

Realizar una conciliación sirve para varias cosas, entre las principales es identificar fraudes: al identificarse una discrepancia de saldos, se podría entender que posiblemente no se está registrando algún ingreso o gasto, por lo tanto, es responsabilidad de la empresa investigar de dónde es el faltante.

También sirve para identificar errores humanos, como por ejemplo que un empleado sea descuidado y realizó mal un registro, no lo haya hecho o lo haga a destiempo. Esto servirá para establecer procesos más estrictos o con pasos más claros que eviten este tipo de errores.

Al tener una comparación de este tipo, puedes comprobar de mejor forma los movimientos que tiene tu cuenta bancaria, a quién le pagaste, si ya cubriste una deuda pendiente,  cuánto dinero está entrando y quién te debe, para asegurar tu dinero.

Si bien, la contabilidad sirve para mejorar tu administración, una conciliación puede ayudarte a entender mejor en qué se gasta y cuánto dinero ingresa a tu cuenta para mejorar tus finanzas. Lo mejor de esto, es que puedes establecer una conciliación diaria para no esperar quince días o un mes para darte cuenta de los gastos.

Recuerda que una conciliación bancaria no es obligatoria, pero te hará las cosas más fáciles y simples a la hora de presentar tus declaraciones, ya que al tener detectado y corregido cualquier discrepancia, podrás presentar tu obligación sin miedo a un error.

Tipos de conciliación

Para el caso de las conciliaciones bancarias existen dos tipos que se pueden realizar en tu negocio:

Conciliación aritmética. Es la más común y consiste en ir comparando los movimientos cronológicamente. El saldo de los libros contables de la empresa es el punto de partida, para encontrar diferencias con el saldo bancario. Una vez hecho, se hacen los ajustes necesarios para actualizar el saldo del libro de bancos.

Conciliación contable. En este tipo de conciliación bancaria se elabora un documento que contenga toda la información sobre los asientos que no corresponden y se usa para crear las pólizas de corrección (recuerda que, si registras mal una póliza, no puedes cancelarla ni borrar los movimientos, sino que tendrás que realizar una póliza nueva con el movimiento inverso). 

Las correcciones que sean necesarias estarán a cargo del banco o la empresa, dependiendo de quién es el responsable de los errores.

¿Cómo se hace una conciliación?

Para ello deberás tener claro cuál es tu libro de bancos, ahí registrarás todos los movimientos contables que  se producen en las cuentas bancarias de tu empresa. Ahora te toca contrastar tu libro de bancos con el estado de las cuentas.

Con el estado de cuenta que envía el banco, puedes comparar esos datos con los que has anotado para ver si coinciden. Lo habitual es comenzar comprobando el saldo inicial y final para ver si existe alguna diferencia. Si es así, tendrás que revisar y verificar cada uno de los movimientos, para encontrar la diferencia o error.

Ten en cuenta que en este proceso casi siempre vas a encontrar saldos diferentes, de hecho lo raro sería que a la primera cuadre, pues es común duplicar un registro u olvidar contabilizar un movimiento, incluso un “dedazo” puede alterar las cuentas.

No olvides que una discrepancia no siempre significa un error, pues puede haber situaciones como que el banco no registra una operación hasta que no la contabiliza, pero como pyme es posible que ya hayas reflejado esa actividad en tus libros contables. En esos casos, solo tendrás que realizar una anotación contable para dar seguimiento a esa diferencia.

¿Cuándo se debe de hacer una conciliación?

A pesar de que no sea una práctica obligada, sí es cierto que las empresas y aquellos profesionales que trabajan por su cuenta deben presentar su declaración de impuestos y como parte de ella, deberán tener los justificantes de todas las operaciones realizadas durante el periodo que se esté presentando.

Por lo tanto, es recomendable realizar la conciliación bancaria un mínimo de cuatro veces al año, para poder justificar los movimientos bancarios ante el SAT. Aparte de la periodicidad de los cierres contables, no existe una ley o norma que obligue a las empresas y freelancers a llevar a cabo la conciliación cada cierto tiempo. 

Elegir cuándo se hará puede depender de varios aspectos:

• Del ciclo de la empresa.
• Del tiempo del que se disponga para hacer la conciliación bancaria.
• Del tipo de gestión que queramos llevar de las cuentas.
• De si es la empresa quien lleva la contabilidad o se externaliza a un gestor.
• De los recursos disponibles para hacerla.

Así que dependerá de cada negocio la periodicidad de las conciliaciones, sin embargo, como ya hemos platicado, realizarlas te puede evitar dolores de cabeza.

Errores en la conciliación bancaria

En tu conciliación encontrarás errores temporales y permanentes. Las primeras son por un descuadre entre la fecha que reflejan los libros contables y la del extracto bancario. Por otro lado, las permanentes son errores que comete la empresa o el banco al contabilizar los apuntes en cuestión.

Como mencionamos, encontrarás inconsistencias a la hora de hacer tu conciliación y las principales razones por las que no cuadra el saldo final del banco con la información que contienen los libros contables del negocio son por  cheques que hizo tu empresa y que no se han cobrado, consignaciones en los libros contables que el banco no ha abonado.

Otros errores a tomar en cuenta son las notas de crédito que el banco abona a la cuenta de la empresa, pero que esta no ha registrado, la diferencia de tiempo en el registro de las partidas, ya que los bancos suelen tardar más en reflejarlas.

Además puedes toparte con errores de la empresa al registrar los conceptos y valores en sus libros de contabilidad, también el banco se puede equivocar a la hora de la liquidación de determinados conceptos y finalmente, los cobros por una terminal punto de venta en los que aparecen operaciones de venta agregadas complicadas de vincular.

Herramientas para hacer una conciliación

En el párrafo anterior hablábamos de que uno de los errores más comunes es cuando se cobra por terminal bancaria, pues muchas veces es complicado identificar las ventas que te permitan tener un registro detallado, pero te imaginas que puedas ver tus ventas en tiempo real y así resolver este problema.

Para ello, podrías acercarte a Clip Empresas, que una de las soluciones que te brinda es conocer en vivo todos los movimientos que se realizan mediante las terminales, sin importar que tengas más de una sucursal, todo lo puedes ver al mismo tiempo, en un mismo lugar y en tiempo real.

Así, todas tus conciliaciones bancarias serán mucho más sencillas, rápidas y simples a la hora de hacerlas, pues comparar tus ingresos por ventas con los que dice tu estado de cuenta, para que el proceso sea tan simple que no dudes en hacerlo.

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