Digitalización para pequeños negocios

Constantemente muchos medios y expertos hablan de la necesidad de que las pymes se inclinen hacia la transformación digital o también llamada digitalización, pero antes de tomar cualquier paso en esa dirección, es necesario hablar a qué se refieren exactamente estos temas y cuáles son los beneficios. 

Para empezar, seguramente has leído otros artículos que a lo mejor relacionan este tema con desarrollo de software o soluciones que de primer momento pueden sonar un tanto robustas y probablemente poco amigables para el presupuesto para tu pyme. 

Si esto te suena familiar, lo primero que queremos decirte es que no te angusties porque la digitalización aterrizada a pequeños negocios puede ser mucho más simple de implementar. Para deshacernos de esa ansiedad, comenzaremos con una definición bastante sencilla. 

Qué es la digitalización

La digitalización es cuando se incorporan tecnologías para que un proceso migre de lo físico a lo digital para agilizar tiempos, consultar o analizar información y (en medida de lo posible) automatizar tareas.

La digitalización más allá de las redes y el comercio electrónico

En el caso de la digitalización de los negocios, no sólo se trata de abrir cuentas en redes sociales, abrir un e-commerce o implementar campañas de marketing digital. 

Si bien estas acciones son un buen comienzo para digitalizar tu negocio, también puedes abarcar otras áreas que te permitan incorporar tecnología, de tal manera que también te ayuden a formalizar tu operación. 

Contabilidad y reportes financieros digitales

Como hemos mencionado en otras ocasiones, llevar un registro contable es crucial para cualquier emprendedor, puesto que es información que  sirve como termómetro y como brújula para responder a preguntas como:

¿Es conveniente abrir una nueva sucursal?, ¿debería contratar a más personal?, ¿en qué tipo de equipo de trabajo debo invertir?, ¿estoy gastando lo suficiente en insumos?, ¿de cuánto es el presupuesto que puedo destinar para marketing?, ¿cuánto dinero estoy generando?, ¿es rentable mi negocio?, etc. 

Como ves estos documentos te proveen información clave para la administración de tu pyme, vale la pena hacer una pequeña inversión en software contable ya que esto permite minimizar los márgenes de error, agilizar procesos y tener un respaldo de tu información, puesto que muchos proveedores han habilitado el funcionamiento de estas herramientas en línea. 

Lo que te permiten hacer este tipo de herramientas es, por ejemplo, ayudarte con la contabilidad electrónica.  Es decir, podrás ver manera más clara las facturas emitidas vs. facturas recibidas, hacer cotizaciones formales, llevar un mejor manejo de los deudores de tu negocio, etc. Todo depende de la plataforma que elijas. 

También existen otras herramientas para hacer los distintos reportes financieros básicos para tu negocio. Este tipo de plataforma pueden ayudarte a controlar tus ingresos y egresos, la conciliación bancaria (administrar lo que esté en tus registros contables de tu empresa y los movimientos de tu cuenta bancaria). 

Nómina y gestión del personal

La administración de nómina también es una de las tareas más importantes dentro de tu negocio, sin embargo también es un proceso laborioso y que debe realizarse de forma quirúrgica. Por ello, un software de nómina te puede ayudar a automatizar el pago, así como los cálculos puesto que normalmente estas plataformas te ayudan a hacer las deducciones de impuestos y salarios ahí mismo. 

Por supuesto algunas plataformas también te permiten agilizar el control de las asistencias del personal, incidencias, incapacidades o vacaciones. Las más novedosas permiten incluso revisar esta información desde cualquier lugar, a través de una tableta o celular, y generar y enviar recibos de nómina.

Capacitaciones en línea

La ventaja de los cursos en línea le ofrecen a tu negocio y a sus colaboradores varias ventajas. Para empezar los cursos suelen ser menos costosos y más diversos, también favorecen el networking, facilitan la flexibilidad pues cada colaborador va su ritmo y evitan gastos de traslado.

Recuerda que capacitar al personal de tu negocio es una acción que promueve la productividad y la calidad del trabajo, incrementa los ingresos, disminuye la rotación del personal, mejora el ambiente en la empresa, etc. 

En conclusión

Como puedes ver digitalizar otras áreas de tu negocio te ayuda a tener un mejor control y administración, al mismo tiempo que promueve la formalización de tu pequeña empresa; lo que también trae consigo otros beneficios como el acceso a programas de apoyo del gobierno o préstamos.