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4 tips que te ayudarán a mejorar la administración de tu negocio

6/11/2019 11:00:00 AM

Como dueño de tu negocio deberás asumir muchos papeles y uno de ellos es el de administrador, por lo que tendrás una gran responsabilidad para impulsar el crecimiento de tu empresa y nada debe pasar desapercibido de tus ojos.


Imagina que hace falta un material importante para la producción de tu producto, ¿sabes a qué se debe esta falla?, ¿por qué pasó? y qué deberías poner en marcha en tu empresa para solucionarlo. Bueno, de eso depende ser un buen administrador.

Es tu tarea tener todo listo para que tu negocio funcione a la perfección y más en una pequeña empresa en México.

Se tiene registrado que el 50% de los emprendimientos muere en el primer año y 90% de las restantes en los siguientes cinco años.

Con esta información no te queremos presionar, pero es una gran responsabilidad administrar correctamente tu negocio.

Es por ello que, para que tu negocio se mantenga a flote, necesitas mejorar el control interno, mantener una gran organización en tu inventario, saber cuándo tomar un crédito, conocer en qué momento delegar, contratar al personal capacitado y evitar a toda costa que tu negocio se convierta en una alcancía que vacíes cada que quieras satisfacer tus gastos personales.

Para evitar cualquiera de estas situaciones, te compartimos 4 tips para mejorar el control y administración de tu negocio.

Realiza un presupuesto

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Un básico al iniciar tu negocio es: establecer un presupuesto de ingresos y egresos.

El primero te permitirá planear los ingresos que vas a recibir por las ventas que realices. Piensa en todos los medios por los que recibirás dinero, incluso lo que tienes ahorrado y dedicaste al inicio de tu emprendimiento, que nada se te vaya.

Es muy importante que con ello, determines la capacidad que tiene tu negocio de cubrir los gastos que enfrenta. Al inicio, quizá todo lo que generes servirá para cubrir tus gastos, pero con eso es suficiente para mantenerte a flote.

Para el presupuesto de egresos, establece cuánto te está costando tu negocio al mes. En él apunta todo lo relacionado a pagos, renta, servicios, sueldos (algo primordial es que como dueño deberás darte un salario), si algo se te va, podrás anotarlo en cuanto te des cuenta.

Al inicio, en ambos casos será una suposición, pero con el tiempo verás las posibilidades de ingresos y gastos que tienes, y eso te ayudará a establecer metas claras para crecer a un ritmo de crecimiento alcanzable.

Los ingresos siempre deberán ser iguales o mayores a los gastos y de no ser así, te ayudará a entender en qué está fallando tu negocio, dónde se está gastando de más o qué necesitas hacer para incrementar tus ingresos.

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Crear un presupuesto puede ser complicado y su dificultad se incrementa conforme el nivel de detalle crece.

Para una pyme, es sencillo crear un presupuesto porque solo incluye establecer metas, determinar el costo de alcanzarlas, marcar gastos y reservar dinero suficiente para cumplirlas.

Así podrás tener una claridad financiera sobre tu negocio.

Crea un documento de control interno

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No se trata de mantener a todo el mundo a raya, pero si vas iniciando, cualquier activo es muy importante para impulsar el crecimiento de tu negocio, imagina que una máquina sufre una

avería, alguna pieza es robada o una herramienta de trabajo no se está aprovechando como se debe, puede resultar en una fuga de dinero y que a esta altura, no te puedes dar ese privilegio.

El crear documentos de este tipo, debes tener en cuenta que éstos tienen que registrar todo los recursos que tienes. Con recursos nos referimos a

  • Mobiliario
  • Equipo de cómputo
  • Maquinaria
  • Herramientas
  • Material especializado que utilizas

y todo lo que tienes en tu empresa para ofrecer un producto o servicio de primera calidad.

Este documento deberá tener una relación herramienta-trabajador, porque en caso de que un trabajador tenga bajo su responsabilidad algo de esto, deberá firmar una carta de responsabilidad donde se comprometa a darle el mejor uso.

Esto te servirá para que esa persona cuide el material como si fuera suyo.

Para crear esta documentación, piénsalo como un inventario interno, en donde conozcas lo que tienes y qué necesitas para seguir creciendo.

Con esta información podrás conocer qué te hace falta para lograr tus metas, si está dentro de tus posibilidades y sobre todo, si actualmente tu negocio tiene lo necesario para estar donde quieres que esté.

Dentro de este tipo de documentos, podrás establecer una relación de facturas, garantías, pólizas y seguros en caso de que así lo tengas, por si ocurre una avería o un accidente, digamos como un tipo de banco de información importante que te servirá para responder con velocidad ante las emergencias o situaciones que se te presenten.

Documenta tus procedimientos

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Si tus procesos del diario y cosas mínimas te están quitando la concentración de momentos importantes que requieren toda tu atención, es necesario que comiences a documentar tus procedimientos para que cualquier miembro de tu organización pueda hacerlos.

Así es, crear manuales de procedimientos que digan las maneras más óptimas de generar, manejar o seguir un proceso dentro de tu negocio, es muy importante para ahorrar tiempo, que en un pequeño negocio es igual a dinero y una capacidad de reacción más rápida.

Para decidir qué procedimientos documentar, es necesario averiguar a dónde va tu tiempo, ¿qué está causando que te quedes atrás?

Registra lo que haces a lo largo del día y cuánto tiempo te está tomando, al final de tu jornada haz un análisis y verás de inmediato las tareas no esenciales que te están tomando más de lo debido.

Ahora, es momento de comenzar a documentar este procedimiento, digamos que la tarea que necesitas documentar es la compra de insumos para tus productos. Entonces necesitas seguir los siguientes pasos para plasmar cómo hacerlo.

  1. Establece las bases para realizar compras de forma clara. Deberá contener todas las especificaciones necesarias de lo que quieres adquirir. Por ejemplo, una caja de 12 piezas de leche evaporada “Lecherita”.
  2. Si algún miembro de tu equipo está involucrado, anota su nombre para señalar que ese paso necesita de su autorización o ayuda. Por ejemplo: el encargado de compras, deberá revisar la solicitud emitida por el área, y solicitará su aprobación con el gerente general.
  3. Si algo tiene que hacerse en una fecha determinada, anota las fechas de vencimiento del proceso. Por ejemplo: “Esta compra deberá hacerse antes del 15 de cada mes”.
  4. Que no se te vaya nada. Si es necesario que chequen precios con diferentes proveedores, cómo se solicitan cotizaciones, los parámetros establecidos para considerar un proveedor y todo lo que se te ocurra.
  5. Explica el final de tu proceso, ¿de qué manera se cierra este paso? En el ejemplo, el encargado de compras revisa las propuestas y elige al proveedor que ofrezca el mejor precio o sea el más conveniente según lo necesario, tomando en cuenta la relación calidad-precio.

En este ejemplo, esta es la información básica que deberá tener el documento, pero tú decidirás qué funciona mejor para ti. Comienza a documentar todos los procesos, con el tiempo, quien los ejecute puede señalar cambios o mejoras para que sean más rápidos, claros u óptimos, dependiendo del momento que esté viviendo tu empresa.

Revisa tu planeación

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Tu administración no solo incluye planificar, establecer tu mejor proceso y ejecutarlo, tienes que revisar constantemente que todo esté funcionando de acuerdo a lo planeado. Es importante revisar el progreso de tu trabajo porque te ayudará a corregir el camino en caso de que lo necesites.

Decide en qué momento revisar tu progreso, lo ideal es tener al menos tres momentos para checarlo.

Revisa tu avance cuando se está construyendo el plan, cuando estás por lanzar el producto o servicio y cuando está en marcha.

En cualquiera de estos tres momentos, tienes la posibilidad de detener, cambiar el rumbo o corregir.

Pero, ¿cómo sabes que vas por buen o mal camino? Existen varias maneras, y las más obvias es todo aquello que se puede medir, desde las ganancias o productos vendidos, hasta el ánimo y decisión de tus trabajadores involucrados en tu proyecto.

En este caso, puedes ayudarte de profesionales como contadores que te ayudarán a entender cuál es tu escenario actual, como puedes afrontarlo y si vas por buen camino. No tienes que ser siempre un todólogo y recuerda que siempre es importante delegar responsabilidades, en este caso, que un profesional te ayude.

Recuerda que una revisión a tiempo te permitirá entender cómo va tu negocio, pero sobre todo si está lista para afrontar los retos que le esperan con el personal, ganancia y activos que actualmente tiene.

Es verdad que para ser un buen administrador necesitas ir puliendo tus habilidades, apoyarte de los expertos y con el tiempo verás que será más sencillo y mejor elaborado. Esperamos que estos cuatro consejos te ayuden a establecer las bases para el control de todo tu negocio y vayas ajunstándolas de acuerdo a tus necesidades.

Por Clip

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