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4 Ideas clave para mantener un inventario sano

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Para muchos, un inventario puede ser una carga, pero crearlo y administrarlo no tiene que ser complicado, y te puede ayudar más de lo que crees.

Tabla de contenido

Inventario_ordenMantener un buen control de inventarios es de gran relevancia para las empresas porque de esto depende la productividad de la compañía. Es tan importante que se ha convertido en un factor que les ayuda a ser más competitivas y a mantener una posición privilegiada en el mercado.

Sin embargo, esta tarea no siempre resulta sencilla. Es por ello que, como dueño de un negocio, necesitas aprovechar al máximo las herramientas que tienes a la mano, y gracias a la evolución de la tecnología hay cada vez más.

Esto es una práctica imprescindible para las organizaciones, ya que permite optimizar los procesos y hacer más eficiente la gestión de almacenes que permitirán realizarlos de una manera más planificada estratégica ágil y confiable.

Tener un inventario se ve como un proceso laborioso, complejo y tardado, al que no le ven grandes ventajas, pero tiene más de las que crees.

Muchos recomiendan el uso de un Excel para poder armarlo, sin embargo, si estás utilizando Clip, ya puedes armar tu propio inventario desde la aplicación, sin necesidad de pagar más y con la ventaja de que se actualiza cada que vendes un producto; quizá lo más laborioso será registrar tus productos y ordenarlos correctamente.

Pero si no lo haces, podrías involucrarte en problemas que con el tiempo serán más complicados de resolver. Por eso aquí te damos puntos clave para comenzar a obtener el mejor provecho de tu inventario.

1. Orden y visibilidad

Básicamente todo lo que no se ve o queda registrado, quedará perdido en tu almacén, repisas e incluso al fondo de tu refrigerador. Imagina que registras tus productos y los almacenas en un lugar recóndito, sabes que los tienes, pero no sabes dónde y si tienen fecha de caducidad o una vida muy breve, tendrás pérdidas.

Por eso, es necesario que tengas muy claro dónde está todo, registrar cada uno de tus productos y que nada se te pase por alto. Si no está registrado y no sabes dónde lo pusiste, nadie más se va a dar cuenta de que eso existe. 

Supongamos que vendes artículos electrónicos, si en tu inventario tienes un par de computadoras, pero las acomodaste en una repisa alejada y fuera de tu vista, podrías olvidarlas que ahí están hasta que llegue el nuevo modelo y te enteres que eso se quedó. Posiblemente nadie que pregunte por esa computadora quiera la versión vieja y eso, para ti, representa una merma.

2. Mantenlo siempre actualizado

Inventario_actualizadoTener un catálogo actualizado y depurado de tus productos es fundamental. Lo ideal es utilizar herramientas que te harán más fácil este proceso. Si lo haces a través de una hoja de cálculo, tendrás que ir registrando cada venta, compra y checar en el almacén que tus productos estén en orden con tus registros.

Dependerá mucho del tipo de producto que tengas, pero recuerda que es importante mantener una rotación adecuada de ellos. Tus primeras entradas (productos), también deberán ser tus primeras salidas (ventas) o podría suceder que se queden materiales caducos, viejos o desactualizados.

En el caso de un restaurante, por ejemplo, si usas queso y acabas de comprar un kilo más, es necesario que lo que ya estás utilizando quede hasta el frente del refrigerador para que eso se termine, y después se consuma el nuevo. De no hacerlo, podrías dejar el usado atrás y darte cuenta de su existencia hasta que el refrigerador huela rancio.

3. Clasifica tus productos

Inventario_clasificadoEl esquema más básico para clasificar tus productos es en familias, grupos de artículos y variaciones, así podrás relacionarlos claramente y dar con ellos de una manera más sencilla.  Todo esto es para tener una buena base de información que te permita ser más eficiente en todos tus procesos.

Además, puedes realizar un acomodo en lo más básico: productos de alta rotación, productos de temporalidad y productos especiales o bajo pedido. Al conocer este tipo de productos dentro de tu negocio, conocerás los tiempos adecuados para comunicarte con tus proveedores, anticiparte a los pedidos y no quedarte sin insumos.

Por ejemplo, si tienes una pastelería y sabes que lo que más se vende son los croissants rellenos de chocolate, entonces sabrás en qué momento pedir la harina o el chocolate para tu siguiente producción, y así no decepciones a tus clientes cuando pidan uno y tú les digas que no hay.

4. Monitorea tu inventario

No se trata de que cada semana veas qué se vendió más o cuánto te falta de algo, lo mejor es conocer en tiempo real qué es lo que has vendido, cuántos de esos productos quedan en tu almacén y ver si algo no se está vendiendo.

Sí, la información en tiempo real te ayudará a actuar de la mejor manera y en el momento adecuado. Nadie en su negocio quiere mermas y el punto ideal de un negocio es que todo su inventario siempre salga, sin embargo, nunca sabes cómo puede reaccionar el mercado ante un producto y siempre existe la posibilidad de obtener mermas.

Entonces, si conoces que algo en tu inventario no está funcionando, lo ideal es actuar cuanto antes. Pongamos de ejemplo una florería, que tiene productos con un tiempo de vida muy corto. Si ves que se están quedando ciertos arreglos, es momento de actuar.

¿Qué prefieres?, que se tire a la basura o vender más barato los productos que no están rotando. Es ahí donde deberán actuar y plantear una oferta, regalos o promociones para que circule ese producto cuanto antes.

Inventario_beneficios

Tu inventario sano

Si comienzas a aplicar esto en tu negocio, verás beneficios tangibles y claros, como mejoras en el servicio al cliente. Porque cada vez que un comprador se acerque, no se verá afectado porque no hay su producto favorito, lo podrás atender más rápido y vender de inmediato, sin necesidad de estar preguntándote si tiene o no ese producto.

También, notarás una mejora en el flujo efectivo de tu empresa, al comprar de manera más eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios, esto ayudará a que el dinero no esté sentado en tu almacén sino trabajando constantemente.

Reducir los costos por una mejor planeación y reducción de las compras de emergencia, ya conocerás cuándo tienes que comprar ciertos insumos, así planearás mejor esos gastos y tus finanzas comenzarán a ser más sanas.

Reconocer y prevenir robos o mermas. Como lo platicamos en unos párrafos más arriba, podrás identificar a tiempo esos faltantes o sobrantes para actuar a tiempo y que tu negocio no se vea afectado.

Ves como, aunque parezca una carga, realizar un inventario ayudará a tu negocio más de lo que crees. Entonces deja atrás la flojera y comienza a llevar un registro de todos tus productos sin problema. Recuerda que si utilizas Clip, siempre podrás utilizar la funcionalidad de Catálogo completamente gratis.

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