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¿Qué son las facturas y para qué sirven?

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Conoce qué son las facturas, para qué sirven y cómo puedes generar una correctamente para ti o tu negocio.

Las facturas son un documento en donde se registra la transacción de un producto o servicio, la cual incluye cierta información importante, para que la autoridad fiscal, en el caso de México el Servicio de Administración Tributaria (SAT), conozca los movimientos de dinero, IVA y otros impuestos de las personas físicas o morales.

Además de tener validez fiscal, es un documento legal, por lo que puede considerarse como una prueba tangible de la transacción entre dos personas, ya que en ella, además de señalar lo vendido, se establece con sus homoclaves quienes son los involucrados en dicha operación, así como señalar que el proceso de compra-venta fue válido y que se pagaron los impuestos correspondientes. 

Quizá suene muy parecido el ticket a una factura, pero el primero no tiene validez oficial, mientras que el segundo es un documento que debe cumplir con ciertos requisitos para ser válido ante la autoridad. 

¿Para qué sirve una factura?

El uso más importante es que permite ser un comprobante ante el SAT, si emites una factura puedes justificar tus ingresos percibidos, desglose de IVA y recuerda que un gasto que no se acredite a través de una factura no es un gasto con efectos tributarios, por lo tanto, no podrás incluirlo en la contabilidad de la empresa.

Para el caso de quien solicita la factura, le permite justificar gastos, registrar el IVA que pagó y utilizar el documento para su declaración de impuestos y la mayoría de los cumplimientos que debe realizar ante la autoridad fiscal.

Sin embargo, hace años las facturas en México no solo son en papel, ahora solo se deben hacer a través de internet, mediante la página del SAT (en caso de que sea un volumen bajo) o a través de PACs autorizados si eres una empresa que necesita emitir varias facturas en el día. Es por eso que las facturas deben cumplir con ciertas características para ser válidas.

Las facturas digitales

Como comentamos, las facturas en México han cambiado desde hace tiempo. Hace hace poco, tenías que acudir a una imprenta autorizada por el SAT, a imprimir una serie de facturas (muy parecidas a las notas de remisión) que servían para llevar el registro de compras, gastos y cumplimiento de impuestos.

Pero con el tiempo y la llegada de nuevas tecnologías, las facturas han evolucionado a lo que ahora formalmente se conoce como Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI, que es un un archivo en formato XML, para almacenar, publicar e intercambiar cualquier tipo de información, que en este caso cumple con estándares definidos por el SAT.

Además, este tipo de formatos van actualizándose con el tiempo, y por lo tanto los estándares van evolucionando, como los sistemas informáticos, pero esto provoca que muchas personas tengan dudas a cómo realizar una factura correctamente porque los procesos cambian un poco, así como los requerimientos, como por ejemplo la versión 4.0 del CFDI.

¿Qué cambió en la versión 4.0 del CFDI?

En 2022 mucho de lo que se estuvo hablando fue de la actualización 4.0 para crear el CFDI, porque el primero de julio de ese año entraba en vigor, pero el SAT dió una prórroga para que en enero de 2023 sea la fecha límite para que todos adopten esta nueva versión, que por ahora pueden vivir en conjunto con la 3.3.

Tú como cliente o negocio que emite factura, es importante que conozcas las siguientes consideraciones para que tu comprobante en la versión 4.0 no carezca de requisitos y en consecuencia no la puedas deducir o acreditar para ISR e IVA.

A partir de ahora, con esta nueva versión, el primer elemento que debes verificar es tu clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), la cual muchos se la saben de memoria y que siempre ha sido esencial para generar una factura.

Como segundo punto, deberás poner atención al nombre completo, si es una persona física es el nombre de pila, pero si se trata de una persona moral, es relevante señalar que no se va a escribir el régimen de capital de la persona moral, es decir no pondrás Empresa ABC SA de CV, para efectos del CFDI solamente se va a Empresa ABC.

El punto más relevante en esta actualización es el domicilio fiscal, porque no solo se va a poner la calle, número y colonia, también el código postal, el cual debe corresponder a la base de datos que tiene el SAT, ya que si no es correcto no se va a poder expedir. 

Así que la dirección debe coincidir con la que tiene el SAT y no es necesario un comprobante de domicilio como el recibo telefónico o de la luz. Además se deberá registrar el régimen fiscal, algo muy importante, porque las obligaciones del régimen manifestadas en la constancia de situación fiscal es como el emisor del comprobante va a cumplir con este requisito.

Para evitar errores, puedes pedir la constancia de situación fiscal que dar la certeza de que los datos que están proporcionando coinciden con lo que tiene el SAT, y esto le aplica a todos los regímenes sea una persona física asalariada, empresaria, profesionista, arrendador, inversionista, persona moral con fines lucrativos, gobierno etcétera

Como ves, generar o pedir una factura no es tarea sencilla y hay que tener mucha atención al detalle, porque si hay algún error, al querer cancelar el comprobante fiscal, puedes generar algunos trabajos extraordinarios en materia administrativa y hasta errores en tu contabilidad.

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