Finanzas para tu Pyme

Desde que inicias una empresa estás escuchando personas que te dicen que lo más importante es tener finanzas sanas, que solo así podrás hacer crecer tu negocio, que con ellas podrás tomar las mejores decisiones y una serie de consejos, que al final del día comprendes la mitad si no estás relacionado con el área financiera.

Lo que nadie te dijo al crear tu negocio es que también debes ser un conocedor de los estados financieros, del flujo de efectivo, de habilidades con el dinero para obtener las mejores ayudas crediticias e incluso realizar las mejores inversiones de tu capital.

Así que para ayudarte un poco con este tema, hemos creado esta guía que, estamos seguros, te ayudará a entender mejor a tu contador, tus socios y aprender un poco más sobre lo importante que es conocer más de finanzas, el mercado y la contabilidad de tu empresa, porque te servirá para tomar las mejores decisiones, en el momento correcto.

Para iniciar, hablemos de qué son las finanzas o a qué se refieren cada que dicen esto.

¿Qué son las finanzas?

Las finanzas, según el diccionario, se refiere a hacienda, caudal y bienes, esto no son más que sinónimos, así que recurriremos a otra definición: de acuerdo con el diario español “El Economista” las “Finanzas es el área de la economía que estudia el funcionamiento de los mercados de dinero y capitales, las instituciones que operan en ellos, las políticas de captación de recursos, el valor del dinero en el tiempo y el coste del capital”.

En palabras más simples, las finanzas son todas las actividades relacionada al flujo de efectivo y los negocios. En el caso de un negocio, son todas las actividades que encaminadas a generar e invertir recursos.

Así de simple podemos definir este concepto, si estás ganando invirtiendo, gastando o ahorrando en recursos (empleados, herramientas, dinero, muebles, propiedades), estás haciendo finanzas. Pero, ¿qué son las finanzas sanas? Para explicar mejor todo esto, debemos entender más sobre contabilidad.

Esto porque hay una relación muy cercana entre contabilidad y finanzas ya que, ya que para el desarrollo y buen manejo de las segundas se requiere de información proveniente de la primera, así podrás conocer más a tu empresa y la economía externa.

Es primordial para el encargado de las finanzas y los socios o dueños, tener conocimiento de la información contable del negocio, ya que esa información sirve para entender su situación, planear su futuro y entender cómo corregir el camino, en caso de que se necesite.

Entender las finanzas es tan importante que puede ser la diferencia entre ser un negocio exitoso o que te cueste despegar e incluso quebrar, porque tomar malas decisiones financieras o de manera tardada pueden ser peligroso.

Supongamos que decides invertir tu dinero en maquinaria nueva para tu negocio, pero todo lo que compraste fue en moneda extranjera, entonces, tu trabajo como administrador de tu dinero era adquirir una cobertura cambiaria. Si no lo hiciste y hay una devaluación, te verás en un problema porque seguramente no podrás pagar tus adquisiciones.

El adecuado manejo de las finanzas en las organizaciones puede ser la diferencia entre ser exitoso o no serlo, existen empresas que no han podido subsistir debido a malas decisiones financieras o a la falta de acciones oportunas, por ejemplo, una empresa que tiene sus pasivos en dólares y no tiene la precaución de adquirir una cobertura cambiaria para el pago de sus deudas y llegase una devaluación, podría darse el caso de que la empresa no pueda pagar dichas deudas debido al incremento en el monto de sus pasivos, situación que puede evitarse si se toman las debidas precauciones financieras.

Hablemos de conceptos importantes que te interesará conocer y entender. El más importante y al que debes tener como básico, es el Balance General. Así que expliquemos rápidamente lo que es:

Balance General

Es quizá la información más importante y se crea a partir de la información de activos y pasivos (que a continuación explicaremos). Muchos lo llaman como una foto de tu negocio y sus finanzas, ya que puedes ver claramente cuánto dinero tienes y cuántas deudas. Lo ideal es que tengas más activos que pasivos, para que se muestren las ganancias.

Activos

No se refiere a una persona que está todo el tiempo en movimiento, en el caso de las finanzas, habla de cualquier posesión que tiene un valor. Digamos, que si lo puedes intercambiar por otra cosa, podrá ser llamado activo.

Los activos pueden ser dinero, cuentas por cobrar a clientes, inventarios, maquinaria, terrenos, licencias y patentes. Se pueden dividir en dos: circundantes y fijos. El primero se refiere a todos aquellos en los que se pueden obtener ganancias en menos de un año, mientras que los segundos son los que toman más de un año.

Pasivos

Este segundo término va muy ligado al anterior, pues representan las deudas que tiene tu negocio, o de qué manera has obtenido tus activos (préstamos, crédito, fondeo). Dentro de los pasivos se pueden clasificar en no bancarios o proveedores, acreedores institucionales no bancarios y bancos.

Los primeros se refieren a los proveedores de materias primas, materiales de publicidad, consultores y otras compañías que presten servicio a la nuestra. Los acreedores institucionales no bancarios pueden ser el SAT, el Seguro Social o cualquier institución a la que debes pagar cuotas o impuestos obligatorios, que si no lo haces resulta en multa. El último son una de las más comunes formas de financiación por una empresa. Los préstamos de estas instituciones se le conoce como “principal del crédito” y a la renta que reciben se le dice “intereses o comisiones”.

Todo esto es claro, pero al iniciar ¿de dónde sacan dinero las empresas? Existen diferentes formas, pero estas son las más comunes y que te servirá entender sus ventajas y desventajas.

Estado de resultados

Como tal es un resumen que cambia de manera constante ya que toma un intervalo de tiempo para evaluar la rentabilidad de tu compañía. En él puedes conocer detalladamente los movimientos financieros y el impacto sobre las ventas que tiene la compañía.

El Estado de resultados se compone de ventas, que como tal son los ingresos que se generan al vender tu producto o servicio. El costo de ventas que es todo lo gastado para producir tu producto o servicio.

Margen operativo este dato se obtiene en la resta de las ventas netas menos los costos totales de venta. El resultado te da el valor neto que se obtiene por la venta y comercialización de los productos.

También encontrarás información de gastos operativos, y son aquellos que se realizan al administrar, recolectar y analizar información, así como las inversiones en marketing y publicidad.

Uno de los más destacados son los ingresos antes de intereses, depreciación, amortización e impuestos, que se obtienen al restar los dos anteriores. El resultado es conocido por sus siglas en inglés EBITDA (Earnings Before Interest Taxes Depreciation and Amortization).

Podrás ver en el Estado de Resultados un espacio dedicado a los intereses del periodo que se deben a bancos por los créditos que tiene la empresa.

Así como hay ingresos antes de intereses, también hay ingresos antes de impuestos y utilidad neta, que se obtienen restando al EBITDA la depreciación, amortización e intereses para obtener la base gravable. A esta base se le aplica la tasa impositiva acorde al ramo de la industria y a la localidad para tener el monto que se debe pagar al fisco.

Al final de todo el Estado de Resultados te ayudará a obtener los beneficios netos, esto es al restar al EBITDA la depreciación, amortización, intereses bancarios. Dependiendo de las necesidades del negocio, te ayudará a entender si tienes que pagar tus deudas, repartir ganancias o reinvertir lo obtenido.

Flujo de efectivo

Este es el dinero y la forma en que llega y se ve en tu negocio. Con esta información podrás conocer los movimientos del dinero que se esperan tener el futuro, obtener información oportuna para la toma de decisiones.

Con este estado financiero podrás conocer información de dónde se gasta más dinero, la capacidad que tienes para pagar deudas, impuestos, créditos y demás. Y te permitirá tomar mejores decisiones acerca de inversiones a corto plazo cuando exista un excedente de efectivo disponible.

Indicadores financieros

Otro de los conceptos que debes conocer es el de las Normas Internacionales Financieras (NIF) que señalan que los indicadores financieros se usan para mostrar las relaciones que existen entre los estados financieros y muestran la solvencia, liquidez, rentabilidad y eficiencia operativa.

• Solvencia: Evalúa la capacidad de la empresa para cumplir sus compromisos inmediatos.
• Liquidez: Mide la capacidad de pago de una empresa.
• Rentabilidad: Mide el retorno o ganancias de las inversiones y operación de la empresa.
• Eficiencia operativa: Mide la eficiencia de las operaciones como cobranza, manejo de inventarios, apalancamiento con proveedores.

Contabilidad Electrónica

Ahora que ya conoces más sobre la importancia de los estados financieros de tu negocio, es importante que conozcas más sobre las obligaciones que tienes para llevar los registros de todos tus ingresos y gastos.

Una de estas es la contabilidad electrónica, una obligación debes cumplir ante el SAT si eres una persona física con actividad empresarial o cualquier persona moral, incluso si es sin fines de lucro. A través de ella deberás presentar tus registros contables a través de medios electrónicos. Así cada mes tendrás que presentar información contable por esta vía.

La información que debes enviar es el catálogo de cuentas: esto no es más que una lista de las cuentas que integran a la empresa, este catálogo en su versión digital está creado por el SAT con lo que llama código agrupador, una especie de clave para registrar correctamente los conceptos y que permite su interpretación de una manera más sencilla a través del medio digital.

En el caso de la contabilidad electrónica, este documento se envía solo la primera vez y cada que cambien las cuentas.

Otro documento que deberás enviar de forma mensual es la balanza de comprobación, es una especie de lista en donde se comprueban tus ingresos y gastos de forma mensual, algo así como tu estado de cuenta pero en la versión de tu empresa. En términos contables, aparece tus saldos iniciales, cargos, abonos y saldo final de un periodo.

Finalmente, el tercer archivo que deberás enviar al SAT son las pólizas contables, esto solo en caso de que la autoridad te los pida, en caso de que quiera comprobar datos o tú como contribuyente solicites una devolución o realices una compensación.

¿Cuándo envío mi contabilidad electrónica?

Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad electrónica deberán presentarla de forma mensual a través del Portal del SAT con el buzón tributario o a través del portal “Trámites y Servicios” del portal, dentro de la opción denominada “Trámites”.

Si eres persona moral, enviarán de forma mensual su información contable a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior, es decir, la información de noviembre se deberá enviar en los primeros tres días de diciembre.

En el caso de las personas físicas con actividad empresarial, enviarán de forma mensual su información contable a más tardar en los primeros cinco días del segundo mes posterior al mes que corresponde la información contable a enviar. Es decir, si tienes la información de noviembre, podrás enviarla los primeros cinco días de enero.

¿Qué pasa si no se envía la contabilidad electrónica?

El artículo 81 del Código Fiscal de la Federación en su fracción XLI, ya se contempla una sanción a los tributarios incumplidos que no presenten la contabilidad electrónica, que va de los $5,510 a $16,520 pesos por archivo no enviado o incorrecto.

Eso sí, en el artículo 73 del CFF establece que no se te multará si cumples de forma “espontánea”, es decir, si la entregas fuera de tiempo, pero si el SAT te envió una notificación para cumplir, esa situación dejó de ser espontánea y serás acreedor a una multa.

¿Qué ventajas tiene la Contabilidad Electrónica?

Manejo efectivo de los archivos digitales

El manejo de tus archivos de contabilidad electrónica será muy sencillo ya que podrás tenerlos disponibles de forma fácil y rápida. Además, hay programas dedicados a esto, por lo que podrás tener un mejor control de ellos.

Resguardo eficaz de la información

Toda tu información podrá estar en memorias, computadoras o en la nube, por lo que tu información siempre estará protegida y disponible en cualquier dispositivo. Los programas que se dedican a esto, deben contar con altos estándares de seguridad electrónica para proteger tu información.

Usualmente estos sistemas encriptan los datos para poder enviarlos hacia el SAT. Esto garantiza tu tranquilidad y la de tus clientes, ya que la información incluida en los reportes y libros contables no podrá ser visualizada por nadie.

Mantener unas buenas finanzas

Tener finanzas sanas es trabajo de todos, pero para que eso funcione, es necesario establecer herramientas que te permitan tomar decisiones en el tiempo correcto, analizar mejor tus números y así disminuir el riesgo financiero dentro de tu negocio.

Análisis financiero

Es un conjunto de técnicas que te servirán para conocer la situación y perspectiva de tu negocio. Es básicamente tomar tu información contable y medir los indicadores y razones financieras; su fin fundamental es poder tomar decisiones adecuadas en tu negocio.

Estos indicadores son de liquidez y solvencia. En ellos se determina la capacidad que tiene la Empresa para enfrentar las obligaciones contraídas a corto plazo, es decir, se puede determinar si el negocio tiene la capacidad de pagar sus deudas y en caso contrario, tomar las acciones adecuadas para no endeudarte más.

Otro indicador es el de endeudamiento o apalancamiento, con el que se puede medir en qué grado y de qué forma participan los acreedores (socios, instituciones o inversionistas) dentro del financiamiento de la empresa. Se establece el riesgo que incurren tales acreedores, el riesgo de los dueños y si conviene o no un endeudamiento para la empresa.

Los Indicadores de rotación o actividad te ayudarán a medir la eficiencia con la que tu empresa utiliza sus activos, según la velocidad de recuperación de los valores aplicados en ellos. Es decir, qué tan rápido recupera su inversión.

Los indicadores de rotación tratan de medir la eficiencia con la cual una empresa utiliza sus activos, según la velocidad de recuperación de los valores aplicados en ellos. Constituyen un importante complemento de las razones de liquidez debido que miden la duración del ciclo productivo y del periodo de cartera.

Control presupuestal

Otra gran herramienta para el buen funcionamiento de tus finanzas es el control presupuestal, que básicamente es la habilidad tuya como dueño, el administrador e incluso el equipo financiero de seguir el plan establecido para tomar decisiones a tiempo y en forma que permitar una ejecución exacta de lo presupuestado.

En este control se determinan y analizan las desviaciones de los datos presupuestados contra los resultados generados por la empresa, también se mide el grado de cumplimiento de los objetivos por áreas o gerencias con lo que se obtiene información más precisa. La idea es conocer qué parte de la organización no está cumpliendo los planes y tomar las medidas necesarias a tiempo.

Como comentamos, la toma de decisiones oportunas para fijar o corregir el rumbo que debe seguir tu negocio, también busca incrementar la productividad de la función financiera en el uso del capital y los esfuerzos de los administradores para lograr una mayor utilidad.

El saber cuándo y cuánto dinero se necesitará, permite recurrir a las fuentes de financiamiento más convenientes y baratas, además de que te da la capacidad de adelantarte a los posibles riesgos financieros para así poder tomar alguna decisión en cuanto a alguna cobertura financiera que te permita disminuir o eliminar dicho riesgo.

Comentarios finales

Ahora que ya conoces más conceptos e información derivada del área financiera, tienes más claro el panorama hacia dónde llevar tu empresa, qué factores influyen en ello y así tengas más oportunidad de participar activamente en los planes financieros de tu negocio.

Como ves, cualquier movimiento de recursos es una acción financiera, así que aunque no lo quieras, en cada momento te ves involucrado en ellas. Por ello es importante saber más de lo que sucede en tu negocio y no simplemente en vender, porque puedes estar haciéndolo, pero también sumando deudas y eso no te conviene.

Algo que también debes tener en cuenta, es que es un aspecto importante más allá de control interno, ya que también sirve para cumplir una obligación ante la autoridad. Toda esta información servirá para cumplir con tu Contabilidad Electrónica, evitar multas y mantenerte al día con tus responsabilidades ante el SAT.

No olvides que a pesar de que ya tengas claro más conceptos y esta información, siempre acude con un profesional para ayudarte, recuerda que llevar un registro de toda esta información te permitirá conocer el pulso financiero de tu negocio.