¿Caja registradora o punto de venta?

Los negocios siempre quieren estar a la vanguardia, sobre todo para hacer las cosas más rápidas y eficaces. Si bien es cierto que muchas de estas “actualizaciones” son graduales, ya que no son simples de implementar, la tecnología actual permite ser más accesible y por lo tanto cada vez más negocios tienen “piso parejo”.

Un claro ejemplo es la evolución de las cajas registradoras hacia un Punto de Venta, las primeras son los abuelitos de lo que actualmente es Clip, sin embargo, solo servían para cobrar en efectivo (hay registro de ellas de hace 100 años). Así que es normal que mucha gente llame caja registradora a un Punto de Venta.

Las cajas registradoras

Una caja registradora es una máquina que registra las transacciones de venta, te permite dar el cambio y guardar dinero. Por lo tanto, no es capaz de hacer un seguimiento del inventario. Es más, muchas cajas registradoras solo permiten marcar el precio de lo que vendes y no señalar qué es lo que vendes.

Por su puesto, si están limitadas a solo marcar el ingreso, casi ninguna te dará informes de tus ventas, qué producto se está vendiendo o brindar un informe completo del día. Básicamente lo que puedes obtener es una simple suma del dinero que deberías tener en tu caja de efectivo.

Las cajas registradoras pueden ser manuales o electrónicas. A no ser que pases por un pueblo pequeño, no es probable que encuentres muchos lugares que utilicen cajas registradoras manuales. La mayoría de los negocios que todavía utilizan cajas registradoras optan por las versiones electrónicas porque son más rápidas y precisas.

El Punto de Venta

El punto de venta es la actualización de una caja registradora, que actualmente muchos de ellos se montan sobre una tablet, teléfono o computadora para aprovechar todo el potencial de las nuevas tecnologías. Por lo tanto puedes más que solo aceptar tarjetas y llevar el registro de tus ventas.

La ventaja de un punto de venta es que te permite generar reportes, obtener información detallada de las compras, permitir el acceso solo a ciertas personas y cada una de ellas tienen permisos específicos dentro del Punto de Venta.

Los niveles de permiso son muy importantes para mantener información de tu negocio, financiera y de inventario solo a disposición de las personas necesarias, lo que impulsa una mayor seguridad en el dinero de tu negocio.

La mayor diferencia entre una caja registradora y un sistema punto de venta es la eficiencia y la comunicación. Cuando se procesa una transacción en una tienda o en cualquier otro tipo de negocio, el sistema de TPV no sólo registra la transacción, sino que automáticamente hace un seguimiento en tiempo real de todo lo relacionado con lo que el cliente ha comprado. 

¿Entonces qué me conviene?

Por ejemplo, si un cliente compra un bolso, el Sistema Punto de Venta registrará todo lo relacionado con la transacción. Una vez capturada la información, se almacena en una base de datos a la que los representantes autorizados de la empresa pueden acceder cuando lo necesiten.

Aunque las cajas registradoras han evolucionado a lo largo de los años, cada vez se utilizan menos en los establecimientos minoristas, de restaurante y de hotelería. Estas máquinas suelen estar preparadas para registrar las ventas. Si quiere llevar un control del inventario, la información de los clientes, las horas de trabajo de los empleados y otros datos del negocio, no es la mejor opción.

Dado que un sistema de punto de venta se compone de hardware y software, puede ser tan sencillo o tan complejo como tu negocio lo necesite. Una cadena de tiendas minoristas y un pequeño taller de autos tienen necesidades totalmente diferentes. Por eso, no es lógico que haya una forma única de registrar los datos. A diferencia de las cajas registradoras, los sistemas punto de venta pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades de las empresas que los utilizan.

En el mercado competitivo actual, las empresas no pueden permitirse ser ineficientes. Esta es una de las razones por las que muchas de ellas se están deshaciendo de sus cajas registradoras y se están pasando a los puntos de venta. A largo plazo, los sistemas mejorarán la eficiencia, reducirán los costes administrativos, agilizarán el mantenimiento de registros y mejorarán el servicio al cliente.