Caja de efectivo no es lo mismo que caja chica

La caja de efectivo de tu negocio es el espacio seguro para el dinero en efectivo que llega cada que tus clientes compran. Como hemos platicado, es una buena idea si tu negocio recibe constante dinero en efectivo, sin embargo, esto podría parecer una tentación para tus empleados o para ti mismo si necesitas utilizar dinero en ese momento. 

Pongamos un ejemplo, tienes una cafetería que por la tarde se queda sin leche para las bebidas, tu proveedor no llegará hasta el otro día y es la hora donde tus clientes te piden bebidas de este tipo. ¿Qué haces? De dónde sale el dinero para cubrir esa emergencia.

Sigamos con el mismo ejemplo, supongamos que la tienda más cercana no acepta tarjeta y tú no tienes el suficiente efectivo para realizar la compra, ahora se complica más. Tomas el dinero que tienes en tu gaveta o le pides a tus empleados que te presten. ¿Qué se hace en estos casos?

Tomar dinero de tu caja de efectivo no es una buena idea porque podría suceder que tus cuentas no cuadren, y con el tiempo esta práctica podría extenderse a más cosas que no sean una emergencia, como el uso para gastos hormiga, lo que provocaría un problema a la hora de cuadrar tus ingresos.

Controlar el dinero en efectivo es complicado, pero tú y todos los que trabajan contigo deberán entender que una caja de efectivo no es lo que se conoce como caja chica. A continuación explicaremos que sí es una caja chica y cómo puedes implementarla en tu negocio.

La caja chica

La caja chica es una cantidad predeterminada de dinero en efectivo que se mantiene en la mano (usualmente se guarda bajo llave) que sirve para ser utilizado para hacer los pagos de las pequeñas compras del día a día. 

Un fondo de caja chica es un tipo de cuenta que contiene una cantidad fija de dinero en efectivo que se reemplaza a medida que se gasta para mantener un saldo fijo. Una buena idea es mantener el control de ese dinero con un recibo, que incluya la cantidad que se toma, para qué propósito y que el encargado del turno lo apruebe.

La caja chica permite a los empleados hacer compras pequeñas y necesarias para apoyar la función de una empresa cuando no es práctico pasar por el proceso formal de gastos. En todos los casos.

Para que las cuentas te salgan, cada que se gaste el dinero se pondrá ahí el recibo de compra. Así, en todo momento, el saldo de la caja chica debe ser igual al efectivo de la caja más los recibos. De esta manera podrás comprobar dos cosas: en qué se está utilizando el dinero y qué es la “emergencia”, para que la tengas registrada y corrijas eso.

Normalmente, las cuentas de caja chica son reembolsadas en un período de tiempo fijo. Muchas pequeñas empresas lo hacen mensualmente, lo que garantiza que los gastos se reconozcan dentro del período contable adecuado. En caso de que todo el efectivo de la cuenta se utilice antes de que finalice el periodo de tiempo establecido, se puede reponer de la misma manera en cualquier momento que se necesite más efectivo.

Si la cuenta de caja chica necesita reponerse a menudo antes del final del período contable, podrías decidir si se aumenta el saldo en efectivo en la cuenta. Pero eso sí, entonces deberás hacer un análisis en qué se está gastando; siguiendo con el ejemplo de la cafetería, si la leche se está acabando antes, podrías solicitar más cajas a tu proveedor o cambiar su periodo de visitas.

Recuerda que la caja chica te servirá para salir de una emergencia, así que explica muy bien lo que es una emergencia, establece parámetros para lo que se debe usar y la mejor manera de registrar este concepto en tu contabilidad es con tu contador, él sabrá cómo llevarlo y tener el mejor registro en tus cuentas.

Caja de efectivo

A diferencia de la caja chica, la caja de efectivo sirve más para resguardar el dinero que entra a tu negocio, el cual no debes tocar para gastos corrientes y solo se podrá enviar a tus "arcas" en cuanto se haga un corte de caja para que todas las cuentas cuadren, no haya faltantes y entiendas cómo se mueve el efectivo en tu negocio.

Lo hemos mencionado en otras entradas, pues el efectivo necesita  controles fiables, que te permitan conocer el nivel de dinero en efectivo que tienes es indispensable para la administración de tu negocio, que un cliente pague y entregar el cambio es un proceso que podría ser simple, pero tener una caja de efectivo ayuda a que esto sea más sencillo y seguro.

Utilizar una caja de efectivo  permite guardar dinero, tickets de venta, cheques y todo papel relacionado con tus ventas para tener un mejor control de todo lo que mueves en tu negocio. Finalmente, la caja de efectivo sirve como complemento para mejorar tu administración 

Además, sirve para mejorar el registro de tus entradas, pues con ella tienes la oportunidad de registrar tu efectivo y si sumas una terminal de pago que se conecte a tu caja, puedes tener todo el registro de efectivo, crédito y débito en un mismo lugar.