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Cómo organizar un buen evento en línea

8/07/2020 10:00:00 AM

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Las videoconferencias han demostrado ser invaluables para los miles de equipos de trabajo que fueron enviados a trabajar desde sus casas. Pero a medida que la cuarentena, también avanzó la tendencia de eventos virtuales a través de plataformas como Zoom o Webex. 

Algunos son eventos gratuitos para anunciar un nuevo servicio o producto, paneles o conferencias, pero también existen otros para dar capacitaciones, talleres o sesiones de networking por lo que incluyen un costo.

De cualquier forma, organizar estos eventos pueden atraer diferentes beneficios para tu negocio como ampliar la base de datos de contacto, generar un plus en tu servicio al cliente o incluso diversificar las ganancias de tu empresa.

De hecho en caso de que decidas cobrar el acceso al curso puedes utilizar Pagos a Distancia Clip, para que puedas realizar el cobro en línea mandando un enlace de pago desde la aplicación de Clip, sin tener que tener una terminal. Si deseas sabes cómo funciona puedes consultar este artículo o ver este tutorial.

Por ello, en esta ocasión vamos a hablar de cómo organizar este tipo de eventos sin morir en el intento.

Primer paso escoge el formato del evento

Elegir la estructura de tu evento obviamente es fundamente, así que aquí te compartimos algunas opciones de las que puedes escoger

Tutoriales y clases: Tienes algún producto que necesite de una explicación. Por ejemplo, si vendes artículos de belleza por qué no organizar una clase privada de cómo crear distintos looks con los productos. Además, este tipo de eventos puede servir para nuevos lanzamientos, contestar preguntas frecuentes de los productos, o explicar casos de uso.

Capacitaciones: Si el tema que vas a explicar es un caso más complejo, entonces quizá te convenga pensar en un formato como el de un taller. Toma en cuenta que en este caso deberás invertir un poco más de tiempo en crear el material que vas a compartir. En estos casos lo ideal es tener un PDF descargable con el resumen del evento, material didáctico para que tu audiencia pueda profundizar en el tema y  grabar las sesiones para compartir todo el material visto en la sesión.

Entrevistas: Este formato se trata de invitar a expertos a que compartan su conocimiento sobre un tema que esté relacionado a tu negocio. De esta forma puedes darle un poco más de credibilidad y reafirmar el sentido de confianza hacia tus servicios o productos. Este modelo de evento virtual también se presta para tener a otro tipo de invitados como músicos, escritores o comediantes. Esto puede ser útil sobretodo para las audiencias de bares, teatros, restaurantes, etc. y de esta forma este giro de negocios pueden mantenerse presente en la mente de sus clientes.

Conferencias: la pandemia no detuvo a muchas empresas u organizaciones para hacer eventos masivos e incluso aquellos que incluían sesiones de networking. Para ello, solo necesitas buscar las herramientas que te permitan incluir el número de participantes u organizar las actividades que tengas planeado. 

Tips para organizar la logística de un evento virtual

Estas son algunas opciones en las que puedes inspirarte. Por ello, a continuación vamos a mencionar algunos tips para que los tomes en cuenta al momento de aterrizar la logística.

Define una estrategia

Aunque los eventos sean grandes o pequeños, virtuales o presenciales siempre se tiene que desarrollar una estrategia. Consecuentemente el primer paso es determinar un objetivo y un concepto, para hacerlo puedes plantearte y contestar las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué tipo de experiencia quieres crear (básate en los formatos que mencionamos anteriormente: clase, entrevista, conferencia)?
  2. ¿Será un evento en vivo o pre grabado para descargarse (es decir, on-demand)?
  3. ¿En qué plataforma se podrá visualizar el contenido?
  4. ¿Será gratuito o con una cuota general?
  5. ¿Los asistentes necesitarán registrarse previo al evento?
  6. ¿Cómo promoverás la actividad?
  7. ¿Las personas podrán acceder al material posterior al evento?
  8. ¿Cuáles van a ser tus indicadores de éxito?

Define una fecha 

Para escoger una fecha es conveniente que investigues si ese día se junta con otro evento o día festivo. También toma en cuenta la diferencia de horarios en los diferentes estados del país. Para ello puedes ver las estadísticas de desempeño de tus redes sociales, ya que en la sección de audiencias viene un apartado que indica de qué regiones son la gente que te sigue.

Solo toma en cuenta que estos datos solo son visibles si se trata de un perfil de negocio en caso de Instagram o página en caso de Facebook. Si no puedes encontrar un día que se acomode a los horarios de los posibles asistentes, puedes compartir la sesión grabada o material de consulta. 

Haz pruebas

La mayor parte del tiempo la tecnología es una gran herramienta, pero como todo no es infalible. Así que lo mejor es que hagas muchas pruebas y ensayos con todos los participantes para que te familiarices con las plataformas y estés preparado para reaccionar en caso de que algo no salga como lo tenías planeado. 

Herramientas para facilitar los eventos

Ahora es momento de analizar qué herramientas puedes utilizar para que tu evento virtual sea lo más dinámico posible. Aquí te compartimos algunas de las opciones que puedes utilizar. 

Para clases en línea o tutoriales cortos puedes usar redes sociales

Instagram, Facebook, Twitter y Youtube cuentan con funciones para habilitar transmisiones en vivo. Estos canales son especialmente útiles para dar clases en línea o tutoriales y también te permiten aumentar el alcance y el número de seguidores. 

Por otra parte, si realizas un evento en vivo en otra plataforma siempre puedes publicar varios tweets o historias de Instagram para hacer una breve relatoría con los puntos clave de lo que se dijo.

Plataformas para webinars

Hasta ahora las plataformas más populares para realizar este tipo de eventos son Zoom y Webex, ambas son bastante buenas pero para escoger tienes que comparar cuál es la dinámica que quieres realizar vs. las funciones de cada plataforma. 

Por ejemplo, si en tu evento vas a realizar una sesión de Networking, Zoom tiene una función de separar a los asistentes entre grupos. Esto también puede funcionar para conferencias con varios ponentes. Además está la cuestión de precios y eso depende del número de asistentes, la duración de la reunión, etcétera. El objetivo es que explores muy bien las herramientas que te ofrecen cada solución y elijas la que mejor se acomode a tus necesidades

Herramientas de comunicación

Sin importar el tamaño de tu evento  es importante que determines cómo te vas a estar comunicando con los participantes, puede ser a través de correos electrónicos pero también puedes usar grupos de Facebook. 

También existen otras aplicaciones  de mensajería instantánea como Slack o Discord, ambas opciones te permiten mandar mensajes o hacer grupos de discusión. Esto es útil para secciones de preguntas y respuestas o incluso asesorías. Esto es útil si escoges hacer sesiones colaborativas de un taller. 

Por Sandra Torres

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