¿Cómo crear cotizaciones para tu negocio?

Ya sea que te dediques al freelance o tienes un negocio que necesite enviar cotizaciones sobre tus servicios o productos, siempre es complicado armar un documento que se entienda correctamente, ofrezca explicaciones claras y sobre todo sea atractivo para el posible cliente.

Usualmente, es más fácil realizar una búsqueda en internet, encontrar una plantilla, utilizarla y cambiarla de acuerdo a lo que necesites, pero esto podría provocar errores, errores de escritura y datos incorrectos, además de que lo vuelve “aburrido” por así decirlo. Así que por ello, te diremos cómo hacer una buena cotización que llame la atención a tus clientes.

¿Qué es una cotización?

Antes de iniciar, nos gustaría aclarar lo que es una cotización y que muchas veces se confunde con un presupuesto. Podríamos decir que son utilizados frecuentemente como sinónimos, pero la diferencia real es que una cotización es la propuesta de costos desglosada, lo que significa un gasto para el cliente, pero se explica detalladamente cada precio.

Por otro lado, tenemos el presupuesto que se entiende como el dinero que se tiene destinado para utilizarse para algo, podemos tener presupuestos para unas vacaciones, pero pides una cotización a la agencia de viajes para que te diga cuánto costará el viaje. Es ahí donde ocurre la confusión, pero lo mejor es ser flexible: si ambas partes entienden, no tienes porque corregir.

Aquí queríamos explicar las diferencias entre ambos conceptos porque vamos a tomar como referencia “cotización” para referirnos a la estimación de costos que un proyecto. Eso sí, no es garantía del precio final, pero da al cliente una guía de lo que puede costar, de modo que esté de acuerdo con el precio y se ajuste a su presupuesto.

¿Cómo elaborar una cotización?

El formato puede ser muy sencillo, como una carta, pero también te puedes ayudar de herramientas digitales como Canva para crear algo más elaborado, esto dependerá de ti y tu negocio. Obviamente, si eres diseñador, se esperaría que el formato sea más atractivo a la vista que alguien que es contador.

Lo primero que vas a poner son los datos de tu empresa, que va desde el nombre de tu negocio o el tuyo, la dirección, formas de contacto como teléfono, WhatsApp o correos, así como datos específicos que demuestren que este documento está hecho específicamente para la solicitud que estás respondiendo, como un folio y una fecha de expedición, así como una fecha de caducidad del documento. 

Ahora sí, pasa a la parte del estimado, cuánto costará el trabajo que realizarás y qué te está pidiendo que hagas, establece factores como: tareas (qué es lo que vas a hacer), recursos (las herramientas y personas que vas a utilizar), la tarifa de cada uno de estos (especifica el tipo de moneda y los impuestos que genera), la duración del trabajo y finalmente si incluye un costo extra por requerir ayuda de terceros (un hosting, fotógrafo, viáticos).

Con esta información, podrás establecer un estimado total de tu trabajo, para que tu posible cliente esté enterado de todo lo que se tiene que hacer en su solicitud. Eso sí, deberás dejarle un espacio para que firme de enterado y que está de acuerdo con el precio y lo que propones en tu cotización. Es ahí donde entra el juego de estira y afloja.

Quizá el cliente te dijo que se excede del presupuesto y es ahí donde tu habilidad para negociar deberá aparecer, podrías ajustarte a su presupuesto al reducir costos o eliminar una variable, pues para eso sirve.

No olvides agregar términos y condiciones amigables, evita todo un texto legal que nadie lee, escribe qué determina el precio, porque los precios pueden variar, hasta donde llega tu servicio o garantía y hasta los métodos y formas de pago.

Consideraciones

Para que el pago suceda, puedes implementar diversas formas para aceptar su pago, puede ser en efectivo, tarjeta, pagos en línea y todo lo que se te ocurra, pues mientras más opciones tengas, tu cliente tendrá más oportunidad para realizar su compra.

Aquí es donde puedes aplicar tus habilidades de negociación, si tienes oportunidad de aceptar pagos en parcialidades, podrías mencionar que el precio se establece en cierto monto, pero si el pago es de contado podrías señalar que aplica un pequeño descuento. También puedes señalar que el pago se realiza después de la fecha de entrega en periodos de 30, 60 o 90 días.

Dependerá del negocio, pero es importante que todas las cotizaciones que salgan tengan el mismo diseño y que nadie le meta mano extra, porque así se establece que viene de un mismo negocio, así evitas que cada quien haga la que quiera y se pierda el tono de todo lo que genera tu empresa.